Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 136 del 13 giugno 2023, il Provvedimento Banca d’Italia del 31 maggio 2023 recante disposizioni sulla segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali per gli intermediari vigilati.
Il presente Provvedimento sulla segnalazione sull’esternalizzazione delle funzioni aziendali degli intermediari vigilati entra in vigore dal 14 giugno 2023, giorno successivo a quello della sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale.
L’obiettivo di questa segnalazione è raccogliere informazioni riguardo ai contratti di esternalizzazione stipulati dagli intermediari vigilati, ai fornitori e subfornitori dei servizi, nonché al tipo di funzioni esternalizzate.
La raccolta di questi dati mira all’analisi e al monitoraggio dei rischi derivanti dall’utilizzo di terze parti per svolgere funzioni, servizi e attività proprie degli intermediari vigilati, al fine di garantire la stabilità degli intermediari stessi e del sistema bancario e finanziario.
Tali informazioni sono di fondamentale importanza per l’esercizio dell’attività di vigilanza e sono particolarmente rilevanti per identificare e valutare situazioni di concentrazione di fornitori di servizi, conformemente alle normative europee.
La segnalazione riguarda principalmente il contratto di esternalizzazione, le informazioni sugli intermediari che sottoscrivono gli accordi e, se diversi, sugli intermediari che utilizzano i servizi forniti dai fornitori (utilizzatori), i fornitori di servizi a cui vengono affidate le funzioni aziendali e, se presenti, i subfornitori.
Queste istruzioni forniscono indicazioni per compilare annualmente la segnalazione. La segnalazione è strutturata per fornire dati relativi a sei elementi principali:
- Informazioni sul contratto: queste informazioni includono dettagli sul contratto di esternalizzazione, come la sua durata, i termini di rinnovo e di preavviso, e il costo associato.
- Firmatario del contratto: si richiede di specificare gli intermediari che hanno firmato il contratto di esternalizzazione.
- Utilizzatore del contratto: devono essere indicati gli intermediari che utilizzano i servizi dei fornitori esternalizzati.
- Categoria della funzione esternalizzata: vanno indicate la categoria o tipologia della funzione aziendale esternalizzata.
- Fornitore di servizi: vengono richieste informazioni sul fornitore di servizi esternalizzati, cioè l’entità o l’azienda responsabile della prestazione dei servizi.
- Funzione essenziale o importante (FEI o FOI): devono essere considerate le funzioni esternalizzate come essenziali o importanti. È necessario indicare la motivazione per questa classificazione, nonché informazioni sulla valutazione dei rischi associati, l’organo decisionale coinvolto nella decisione di esternalizzazione, le verifiche di audit effettuate e pianificate, il grado di sostituibilità del fornitore di servizi nonché il paese dove si erogano i servizi si conservano i dati.
