Banca d’Italia ha pubblicato una nota di chiarimenti in merito all’applicazione del proprio Provvedimento del 31 maggio 2023, che ha introdotto una segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali per gli intermediari vigilati.
I chiarimenti forniti, relativamente alla segnalazione dell’esternalizzazione di funzioni aziendali, riguardano sinteticamente i seguenti aspetti:
- Modalità di segnalazione delle modifiche contrattuali ai contratti di esternalizzazione in essere
- Momento in cui vanno segnalate le modifiche contrattuali relative ai contratti di esternalizzazione in essere intervenute dopo la data di riferimento della segnalazione (31 dicembre), ma prima della data di invio della stessa alla Banca d’Italia (entro il 30 aprile)
- Modalità con cui segnalare le informazioni relative ai contratti di esternalizzazione che fanno capo ad un intermediario vigilato, interessato da un’operazione di fusione per incorporazione in un altro intermediario vigilato
- Modalità di segnalazione del preavviso che nel contratto sia indicato in mesi, in relazione agli attributi “Periodo preavviso per fornitore” e “Periodo preavviso per intermediario” (voce 1000) che nelle Istruzioni sono invece espressi in giorni
- Tipologia di preavviso che debba essere considerata ai fini della segnalazione nel caso in cui il contratto ne preveda due, uno per recesso ad nutum e uno per recesso in fase di rinnovo, in relazione agli attributi “Periodo preavviso per fornitore” e “Periodo preavviso per intermediario” (voce 1000
- Modalità di compilazione degli attributi “Data inizio”, “Data scadenza” e “Data prossimo rinnovo” (voce 1000) nel caso in cui un contratto di esternalizzazione preveda la possibilità di rinnovo tacito
- Valore da indicare all’attributo “Costo annuo” (voce 1000) nel caso in cui un contratto di esternalizzazione non abbia generato alcun costo nel corso dell’anno di riferimento della segnalazione
- Modalità di compilazione dell’attributo “Data ultima valutazione a FEI” (voce 1000), relativamente all’inserimento della data in cui è avvenuta la discussione e l’approvazione del contratto di esternalizzazione da parte del competente organo aziendale dell’intermediario
- Modalità di segnalazione dei contratti con uno stesso fornitore in caso di molteplici contratti di esternalizzazione con uno stesso fornitore
- Modalità di compilazione dell’attributo “Trattamento dati personali” nell’ipotesi in cui il contratto di esternalizzazione consenta il trattamento dei dati personali da parte del fornitore (o subfornitore) ma, di fatto, il fornitore (o subfornitore) non proceda a tale trattamento
- Verifiche effettuate da personale dipendente dell’intermediario ma non appartenente alla funzione di internal audit da prendersi in considerazione ai fini della compilazione degli attributi “Data ultima verifica audit” e “Data prossima verifica audit”
- Oggetto della segnalazione, in relazione ai contratti per la gestione dei patrimoni di SICAV/SICAF.
