Assonime ha pubblicato una serie di Q&A relative a questioni applicative che le nuove modalità di svolgimento dell’assemblea pongono alle società.
L’art. 106 del decreto-legge n. 18 del 17 marzo 2020, c.d. decreto Cura Italia, infatti, amplia i termini ordinari per lo svolgimento annuale dell’assemblea e consente il ricorso generalizzato a quegli strumenti – quali il voto per corrispondenza, il voto elettronico, la partecipazione in assemblea con mezzi di telecomunicazione, il rappresentante designato – che permettono l’intervento in assemblea e l’espressione del diritto di voto senza la necessaria presenza fisica dei soci in un unico luogo.
La norma ha la finalità di rendere possibile lo svolgimento “a porte chiuse” delle assemblee delle società, in presenza della situazione di emergenza causata dal virus COVID-19, derogando alle norme di legge e dello statuto.
Le Q&A pubblicate da Assonime si soffermano sui seguenti profili: convocazione dell’Assemblea; luogo dell’Assemblea e partecipazione. Di prossima pubblicazione quelle su: deleghe di voto nelle società quotate; rappresentante designato; voto per corrispondenza; decisione dei soci nelle Srl.
Di seguito le Q&A di Assonime finora disponibili, come espressamente pubblicate sul sito della stessa Associazione.
Quali modalità di partecipazione in assemblea e di espressione del diritto di voto può prevedere l’avviso di convocazione?
Ai sensi del comma 2, dell’art. 106, del d.l. n. 18/2020, le società (per azioni, in accomandita per azioni, a responsabilità limitata, cooperative, mutue assicuratrici) possono prevedere nell’avviso di convocazione il ricorso alle modalità di voto a distanza (voto per corrispondenza e voto elettronico) e la partecipazione in assemblea mediante mezzi di telecomunicazione, anche quando tale modalità non sia prevista dallo statuto o in deroga a diverse disposizioni statutarie. Le stesse società possono anche prevedere che l’assemblea si svolga esclusivamente mediante mezzi di telecomunicazione, che garantiscano l’identificazione dei partecipanti, la loro partecipazione e l’esercizio del diritto di voto, ai sensi e per gli effetti di cui agli articoli 2370, quarto comma.
Le società con azioni quotate (e le società con azioni diffuse o con azioni ammesse a negoziazione su sistema multilaterale di negoziazione), possono ricorrere, anche ove lo statuto disponga diversamente, all’istituto del rappresentante designato ai sensi dell’art. 135-undecies TUF. Della nomina deve essere data indicazione nell’avviso di convocazione, insieme alle informazioni relative alle modalità di conferimento della delega di voto. Le società possono altresì prevedere, nell’avviso di convocazione, che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato.
Le banche popolari, le banche di credito cooperativo, le società cooperative e le società mutue assicuratrici possono prevedere nell’avviso di convocazione il riscorso al rappresentante designato dalla società disciplinato dall’art. 135 undecies del TUF, anche in deroga ai limiti di legge e di statuto sul numero massimo di deleghe che possono essere conferite ad un solo soggetto. In questo caso, non si applicano le previsioni del TUF relative alla possibilità per il rappresentante designato di esercitare il voto difforme rispetto a quello indicato nelle istruzioni. Inoltre, nei casi delle banche popolari e degli altri soggetti indicati nel sesto comma dell’art. 106, il termine massimo per il conferimento della delega, di due giorni precedenti l’assemblea, si riferisce alla data della prima convocazione. E’ possibile anche prevedere che l’intervento in assemblea si svolga esclusivamente tramite il rappresentante designato. Si tratta di un’opzione (come reso evidente dalla congiunzione aggiuntiva “altresì”), non di un obbligo, da esercitare per mezzo dell’avviso di convocazione.
Queste previsioni hanno lo scopo di rendere possibile lo svolgimento “a porte chiuse” delle assemblee delle società, in presenza della situazione di emergenza causata dal virus COVID 19, derogando alle norme di legge e dello statuto. In questo senso, il decreto autorizza le società a compiere le scelte ritenute più opportune per consentire il regolare svolgimento delle assemblee e assicurare al contempo la necessaria tutela della salute pubblica.
Spetta al consiglio di amministrazione indicare – nei limiti definiti dal decreto e nel rispetto delle sue finalità – le modalità di partecipazione all’assemblea e di espressione del diritto di voto più idonee. Nell’esercitare tale scelta, il consiglio di amministrazione dovrà tenere in considerazione il quadro normativo di riferimento, con particolare attenzione ai provvedimenti adottati dal Governo per limitare lo spostamento delle persone fisiche all’interno di tutto il territorio nazionale (DPCM 8 marzo 2020, DPCM 11 marzo 2020, DPCM del 22 marzo 2020).
Da questo punto di vista, il decreto consente diverse opzioni la cui utilizzazione deve essere interpretata in chiave di flessibilità.
Le società possono prevedere, con l’avviso di convocazione, più di una modalità di partecipazione a distanza all’assemblea, anche cumulando tutti gli strumenti indicati nel decreto – voto per corrispondenza, partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e delega al rappresentante designato.
Le società possono anche prevedere in via esclusiva la partecipazione attraverso mezzi di telecomunicazione e il ricorso al rappresentante designato. Si ritiene, pertanto, che laddove la convocazione prevedesse l’uso di una modalità in via esclusiva, tale esclusiva si intenda riferita a modalità obbligatorie per il socio, ma non sussiste alcun impedimento al cumulo delle modalità.
Ciò non impedisce alle società di ricorrere ad un’unica modalità di partecipazione per i soci all’assemblea. Resta ferma la possibilità di prevedere che gli altri partecipanti all’assemblea (come ad esempio i consiglieri di amministrazione e i membri del collegio sindacale) partecipino con mezzi di telecomunicazione.
A fronte di questa flessibilità e alla luce del quadro normativo di riferimento, appare raccomandabile la scelta, anche in via esclusiva, di quelle modalità di partecipazione e voto che assicurino lo svolgimento dell’assemblea in assenza di partecipazione fisica dei soci.
Le modalità di partecipazione e/o voto a distanza richiedono la formulazione di tutte le proposte di delibera prima dell’assemblea?
La scelta sulle modalità di partecipazione e/o voto a distanza possono avere conseguenze con riguardo alle modalità di presentazione delle proposte di deliberazione sulle materie all’ordine del giorno dell’assemblea. Ci si riferisce in particolare a quelle proposte di delibera conseguenti e accessorie a quelle già formulate dal consiglio al momento della convocazione dell’assemblea (come ad esempio il numero degli amministratori o la durata dell’incarico quando l’assemblea è chiamata a nominare il consiglio), che vengono normalmente presentate da un socio direttamente in assemblea.
Il problema si pone essenzialmente per tutte le società che prevedono o intendono prevedere modalità di voto a distanza per assicurare il rispetto delle misure di urgenza adottate dal Governo. In particolare, si fa qui riferimento al voto per corrispondenza o al voto per delega al rappresentante designato (sul rappresentante designato in via esclusiva si vedano anche gli altri quesiti). Queste modalità di espressione del voto, per potere essere esercitate in modo pieno presuppongono la definizione anticipata, rispetto alla data di espressione del voto, di tutte le proposte di delibera. È da ricordare infatti che il ricorso a questi strumenti non impedisce all’assemblea di votare su proposte diverse o ulteriori.
Nell’avviso di convocazione dovrebbe quindi essere chiarito se sia possibile o meno formulare nuove proposte in assemblea.
Quando, come nei casi sopraindicati, non sia possibile presentare proposte di delibera direttamente in assemblea, occorre valutare due aspetti essenziali: chi può presentare le proposte per le materie su cui deve deliberare l’assemblea dei soci; e quali termini si devono rispettare per consentire ai soci – chiamati a votare prima – di essere adeguatamente informati sulle proposte.
Quanto alle proposte accessorie e conseguenti, si ritiene che rientri nell’ambito delle competenze del consiglio di amministrazione quella di assicurare la possibilità di espressione della volontà dei soci e di assunzione della decisione assembleare nelle materie all’ordine del giorno, anche mediante la presentazione di una propria proposta su tutti i punti all’ordine del giorno sottoposti alla deliberazione dei soci, ove la materia riservata ai soci non sia oggetto di una regolamentazione indipendentemente dalla questione della presenza fisica alla riunione assembleare (com’è il caso della presentazione delle liste per l’elezione del consiglio di amministrazione secondo il metodo del voto di lista per le società quotate).
Su queste materie il consiglio di amministrazione è già tenuto, in via generale, alla formazione dell’ordine giorno, alla predisposizione delle relative proposte di delibera, così come è tenuto per le società quotate a pubblicare, nei medesimi termini minimi di pubblicazione dell’avviso, previsti per ciascuna materia all’ordine del giorno, anche una relazione illustrativa ai sensi dell’art. 125-ter TUF.
Le proposte del consiglio non si pongono in contrasto con la competenza deliberativa dell’assemblea dei soci, ma anzi consentono una conoscenza tempestiva delle proposte e l’assunzione della decisione in modo informato, rispondendo all’esigenza di assicurare il voto dell’assemblea su elementi essenziali per la valida ed efficace nomina degli organi sociali.
Le proposte, che dovranno essere formulate dal consiglio di amministrazione prima dell’assemblea in tempo utile per l’espressione del voto dei soci, appaiono di maggior tutela dei diritti di informazione dei soci e, in generale, dell’esercizio del voto secondo le modalità esclusive consentite dall’art. 106, comma 4, d.l. n. 18/2020.
Più in generale, nelle ipotesi di voto per corrispondenza o di voto per delega al rappresentante designato, resta inevitabilmente limitato il diritto del socio singolo di presentare proposte di delibera direttamente in assemblea sulle materie all’ordine del giorno, anche diverse da quelle accessorie e conseguenti. In questi casi, le società potrebbero valutare l’opportunità di consentire la presentazione di proposte prima dell’assemblea, prevedendo modalità e tempistiche tali da assicurare l’adeguata informazione di tutti i soci.
Come integrare l’avviso di convocazione dell’assemblea già pubblicato?
Nel caso in cui l’avviso di convocazione sia stato pubblicato prima dell’entrata in vigore del d.l. n.18/2020, si potrebbe rendere necessario integrarne il contenuto per indicare le modalità di partecipazione e di voto prescelte per consentire lo svolgimento dell’assemblea senza la presenza fisica dei soci.
Al riguardo si pongono due questioni strettamente collegate: (i) se vi sia un termine massimo prima dell’assemblea entro il quale il consiglio di amministrazione debba procedere a tale integrazione, al fine di assicurare l’adeguata informazione dei soci, e (ii) se sia possibile rinviare di pochi giorni la data dell’assemblea in caso di integrazione dell’avviso di convocazione.
La questione in altri paesi è stata risolta con la indicazione per legge di un termine breve di 5 giorni prima dell’assemblea, in considerazione della complementarietà dell’avviso di convocazione e della sua integrazione (Spagna). In mancanza di un chiarimento normativo sul punto, la valutazione da compiere dovrà tenere conto della congruità del termine in relazione alla possibilità del socio di essere informato e di esprimere il proprio voto utilmente.
Per le società quotate, un’indicazione circa la tempestività dell’attivazione del consiglio si può desumere dall’ art. 126-bis TUF, che consente ai soci legittimati di presentare proposte entro dieci giorni dalla pubblicazione dell’avviso di convocazione e richiede che le relative proposte e relazioni illustrative siano pubblicate (aggiornate nel caso del consiglio di amministrazione), secondo le stesse modalità previste dall’avviso di convocazione, nel termine congruo di 15 giorni antecedenti all’assemblea. Questo termine di 15 giorni prima dell’assemblea si applicherebbe anche all’aggiornamento della relazione illustrativa del consiglio di amministrazione.
In merito alla possibilità di variare la data dell’assemblea, per le società quotate occorre stabilire l’impatto sulla decorrenza dei termini per l’esercizio dei diritti dei soci, in particolare con riferimento alla record date per l’intervento in assemblea e alla presentazione delle liste.
Per le società non quotate, sarà possibile una valutazione da parte della società sull’opportunità, per ragioni organizzative relative alla predisposizione delle modalità di partecipazione e voto a distanza, di rinviare, seppur di pochi giorni, la data di svolgimento dell’assemblea. Anche in questo caso si dovrà sempre considerare la congruità del termine in relazione alla possibilità di espressione del voto informato da parte dei soci.
Sarà da valutare caso per caso se sia necessario un rinvio dell’assemblea nel caso in cui il consiglio di amministrazione integri la documentazione pre-assembleare per indicare tutte le proposte di delibera sulle materie all’ordine del giorno, incluse quelle proposte che normalmente vengono formulate in assemblea dai soci (numero degli amministratori, durata del mandato, ecc). Si ritiene che non sia necessario un rinvio nella misura in cui la formulazione di nuove proposte riguardi delibere conseguenti e accessorie a quelle già indicate all’ordine del giorno, purché non vengano introdotte nuove materie. In ogni caso valgono le considerazioni sopra riportate in merito alla congruità del termine.
In caso di scelta dello strumento del rappresentante designato “in via esclusiva”, quali aspetti deve considerare la società circa le deliberazioni solitamente prese sulla base di proposte presentate durante l’adunanza assembleare?
L’utilizzo del rappresentante designato (art. 135-undecies TUF) quale unico strumento per l’esercizio dei diritti di voto in assemblea comporta la previsione implicita di un termine – del secondo giorno di calendario precedente la data dell’assemblea – per l’esercizio dei diritti di voto. Ciò rende opportuna una riflessione su come assicurare che tutte le proposte di deliberazione siano rese disponibili prima dell’adunanza assembleare, in tempo utile affinché su di esse possano esprimersi gli azionisti che votano per delega.
Il problema si pone in particolare per quelle deliberazioni sulle quali solitamente le proposte vengono formulate dai soci (di maggioranza) direttamente nell’adunanza assembleare. Esempio di queste deliberazioni sono quelle preliminari alla nomina degli organi sociali, come: la determinazione del numero dei componenti del consiglio di amministrazione (se non previsto specificatamente dallo statuto; v. art. 2380-bis, comma 4, c.c.), la durata in carica degli amministratori (art. 2383, comma 2, c.c.), la nomina del presidente del consiglio di amministrazione (se riservata all’assemblea; v. art. 2380-bis, comma 5, c.c.) e dell’organo di controllo (artt. 2398 c.c. e 148, comma 2-bis, TUF), la determinazione del compenso degli amministratori (art. 2389, commi 1 e 3, c.c.) e dei componenti dell’organo di controllo (art. 2402 c.c.).
Su queste materie, il consiglio di amministrazione dovrebbe assicurare la possibilità di espressione della volontà dei soci e di assunzione della decisione assembleare mediante la presentazione di una propria proposta.
Su queste materie il consiglio di amministrazione è già tenuto, in via generale, alla formazione dell’ordine giorno e alla pubblicazione di una relazione illustrativa (art. 125-ter TUF). Inoltre, tali proposte del consiglio non escludono e non si pongono in contrasto con la competenza deliberativa dell’assemblea, ma anzi ne consentono l’assunzione e rispondono all’esigenza di assicurare il voto dell’assemblea su elementi essenziali per la valida ed efficace nomina degli organi sociali. Le proposte formulate dal consiglio di amministrazione prima dell’assemblea, in tempo utile per l’espressione del voto dei soci, appaiono, in questo contesto, di maggior tutela dei diritti di informazione dei soci e, in generale, dell’esercizio del voto secondo le modalità esclusive consentite dall’art. 106, comma 4, d.l. n. 18/2020.
In ogni caso, resta fermo il diritto dei soci che rappresentano almeno un quarantesimo del capitale sociale di presentare, ai sensi dell’art. 126-bis TUF, proposte di delibera su materie già all’ordine del giorno entro dieci giorni dalla pubblicazione dell’avviso di convocazione; questa proposte possono anche affiancarsi a quelle presentate dal consiglio. Nella prassi di alcune società quotate, il consiglio di amministrazione formula nella relazione illustrativa le proprie raccomandazioni agli azionisti, affinché provvedano alla presentazione delle citate proposte, eventualmente supportate anche dagli orientamenti del consiglio circa il loro contenuto.
La proposta del consiglio di amministrazione nelle deliberazioni riguardanti la sua composizione, quali il numero dei componenti da eleggere (scelta necessaria in presenza di statuti che ne definiscono soltanto il numero minimo e massimo dei suoi componenti) e la determinazione della durata del mandato consiliare rientra già nell’ambito delle valutazioni che, nelle società quotate, il consiglio è chiamato ad esprimere agli azionisti alla luce del Codice di autodisciplina circa la sua composizione ottimale (v. 1.C.1 lett. h, Codice di autodisciplina 2018). Le proposte di delibera dovranno essere adeguatamente formulate e motivate nella relazione illustrativa del consiglio di amministrazione relativa al proprio rinnovo.
Altrettanto legittima appare la proposta di deliberazione del consiglio di amministrazione relativa alla determinazione del compenso complessivo del consiglio di amministrazione e dell’organo di controllo, considerato che le società quotate devono proporre al voto (vincolante) dei soci, ai sensi dell’art. 123-ter TUF, la politica di remunerazione di entrambi gli organi sociali. Il consiglio di amministrazione potrebbe, ad esempio, esplicitare le proposte di delibera sul compenso degli amministratori ex art. 2389, commi 1 e 3, c.c. e il compenso dell’organo di controllo ex art. 2402 c.c. nella relazione illustrativa in coerenza con la politica per la remunerazione.
Diversamente, per quanto riguarda la nomina del presidente del consiglio di amministrazione nei casi in cui lo statuto societario attribuisce tale compito all’assemblea (art. 2380-bis, comma 5, c.c.), il consiglio di amministrazione potrebbe limitarsi a richiedere a chi presenta una lista volta alla nomina della maggioranza del consiglio di indicare il proprio candidato alla carica di presidente. La richiesta potrà essere esplicitata nella relazione illustrativa ex art. 125-ter TUF, eventualmente ricollegandosi all’orientamento del consiglio uscente (v. 1.C.1., lett. h, Codice di autodisciplina 2018).
Analoga soluzione può essere adottata riguardo alla nomina del presidente dell’organo di controllo, che spetta per legge all’assemblea, ma che è vincolata, nel caso di più liste di candidati, dal fatto che il presidente debba essere tratto dalla lista che risulta “di minoranza”. Anche in questo caso, il consiglio, non potendo predeterminare la classificazione delle liste prima dell’assemblea di nomina, potrebbe richiedere – ad esempio nella relativa relazione illustrativa – ai presentatori delle liste di indicare il proprio candidato alla carica di presidente e predisporre adeguatamente la formulazione della proposta di delibera, in modo da consentire l’elezione del presidente tratto dalla lista che in seguito alla votazione sia risultata di “minoranza”.
In tutti questi casi, è opportuno che l’avviso di convocazione illustri adeguatamente tutte le materie all’ordine del giorno esplicitando i punti su cui è richiesta una delibera dei soci (con modalità cd. unbundled), che ciascuna delle menzionate proposte di deliberazione sia adeguatamente motivata nella relazione illustrativa del soggetto proponente l’integrazione (consiglio di amministrazione e soci) e che il modulo di delega del rappresentante designato e i moduli di delega ordinaria siano adeguatamente strutturati in modo da assicurare agli azionisti la possibilità di esprimere le proprie istruzioni di voto su ciascuna delle menzionate delibere.
Per le assemblee già convocate, per le quali si voglia adottare il ricorso esclusivo al rappresentante designato, sarebbe dunque opportuno completare, nel senso sopra indicato, le proposte di deliberazione sulle materie già poste all’ordine del giorno.
Il completamento delle proposte di delibera sulle materie già poste all’ordine del giorno non implica, nella maggior parte dei casi, una modifica dell’avviso di convocazione che è normalmente strutturato in modo tale da esplicitare tutte le materie all’ordine del giorno. In tal senso, la formalizzazione delle proposte di delibera qui menzionate (numero e durata degli amministratori, compensi di amministratori e sindaci, nomina presidente consiglio e collegio) da parte del consiglio di amministrazione potrà agevolmente tradursi anche solo nell’aggiornamento della relazione illustrativa, pubblicata ai sensi dell’art. 125-ter TUF.
In tal caso, è però opportuno che l’intervento del consiglio avvenga con modalità e tempi adeguati ad assicurare la partecipazione informata dei soci, così come l’eventuale formulazione di loro controproposte. Un’indicazione circa la tempestività dell’attivazione del consiglio si può desumere dallo stesso art. 126-bis TUF che prevede che le eventuali proposte dei soci legittimati e le relative relazioni illustrative siano pubblicate entro 15 giorni antecedenti all’assemblea. Il termine congruo dei 15 giorni prima dell’assemblea troverà dunque ragionevolmente applicazione con riferimento all’aggiornamento della relazione illustrativa del consiglio di amministrazione, per inserire le proposte menzionate sopra.
Ne consegue che le nuove proposte di delibera e l’aggiornamento delle relative relazioni illustrative non rendono necessario di per sé uno slittamento dei termini di convocazione dell’assemblea, a condizione che intervengano in tempi compatibili con la compiuta espressione del voto per delega.
In caso di scelta dello strumento del rappresentante designato “in via esclusiva”, quali aspetti deve considerare la società circa le proposte che i singoli soci possono presentare individualmente in assemblea?
L’utilizzo del rappresentante designato (art. 135-undecies TUF) quale unico strumento per l’esercizio dei diritti di voto in assemblea comporta la previsione implicita di un termine – del secondo giorno di calendario precedente la data dell’assemblea – per l’esercizio dei diritti di voto.
L’effetto di questa disposizione rende sostanzialmente impraticabile la possibilità del socio di presentare individualmente proposte di delibera direttamente durante l’adunanza assembleare.
Considerando che il d.l. n. 18/2020 subordina l’utilizzo straordinario del rappresentante designato in via esclusiva alle sole condizioni di cui all’art. 106, comma 4, appare ragionevole considerare che l’adozione di tali modalità comporti la compressione del diritto dei singoli soci di presentare individualmente proposte di delibera direttamente in assemblea.
Qualora le società volessero comunque consentire al singolo socio, anche a prescindere dalla quota della sua partecipazione al capitale sociale, di presentare proposte di deliberazione prima dell’assemblea, l’avviso di convocazione dovrebbe definirne le modalità procedurali indicando tempistiche e modalità di presentazione.
Ad esempio, le società potrebbero estendere – in via volontaria – il novero dei soggetti legittimati a presentare le proposte di delibera prima dell’assemblea ai sensi dell’art. 126-bis, comma 1, primo periodo, TUF, attualmente limitato alle minoranze qualificate (un quarantesimo del capitale sociale).
Tale previsione normativa non preclude, infatti, un’eventuale estensione del diritto anche ai singoli soci, in quanto la soglia qualificante di un quarantesimo del capitale sociale è pacificamente derogabile in minus da parte della società; tanto è vero che alcune società quotate hanno già previsto nei loro statuti una soglia inferiore a quella prevista dalla legge. In tal caso, si applicherebbero a tutti i soci che presentassero proposte di delibere le stesse tempistiche (dieci giorni dalla pubblicazione dell’avviso) e le stesse condizioni (il dovere di allegare una relazione illustrativa della proposta e l’attestazione della propria legittimazione di socio) previste per le minoranze qualificate.
In alternativa all’estensione dell’ambito applicativo delle previsioni dell’art. 126-bis, comma 1, primo periodo, TUF, le società potrebbero prevedere una specifica procedura per la presentazione di proposte sulle materie all’ordine del giorno da parte dei soci diversi dalle minoranze qualificate, stabilendo tempistiche e condizioni almeno parzialmente diverse purché compatibili con il quadro normativo vigente; tutti questi elementi dovrebbero essere adeguatamente indicati nell’avviso di convocazione.
In caso di scelta dello strumento del rappresentante designato “in via esclusiva”, quali effetti si producono sulla disciplina del diritto di porre domande ai sensi dell’art. 127-ter TUF?
L’adozione di nuove modalità di svolgimento dell’assemblea e, in particolare, l’utilizzo del rappresentante designato (art. 135-undecies TUF), quale unico strumento per l’esercizio dei diritti di voto, comporta la previsione implicita di un termine – del secondo giorno di calendario precedente la data dell’assemblea – per l’esercizio dei diritti di voto e impone pertanto una riflessione anche sulla disciplina del diritto di porre domande (art. 127-ter TUF).
Considerato l’ambito di applicazione soggettivo della disciplina sul diritto di porre domande, il tema riguarda le sole società con azioni quotate su mercato regolamentato, salvo che, in via del tutto facoltativa, anche le altre società che, ai sensi del decreto Cura Italia possono avvalersi del rappresentante designato, intendano prendere a riferimento alcuni aspetti di tale disciplina.
L’art. 127-ter TUF, come da ultimo modificato con il d.lgs. 49/2019, stabilisce due termini alternativi per la ricezione delle domande da parte degli azionisti (cd. cut-off date), cui ricollega una diversa scadenza del termine per la pubblicazione delle risposte da parte della società: la cut-off fissata a 5 gg di mercato aperto prima dell’assemblea richiede che la risposta sia fornita al più tardi in assemblea; la cut-off fissata a 7 gg di mercato aperto prima dell’assemblea (i.e. record-date) impone alla società di rispondere almeno due giorni prima dell’assemblea. In quest’ultimo caso, vista la coincidenza della cut-off date con la record date, colui che presenta la domanda potrà fornire prova della propria legittimazione al voto anche nei tre giorni successivi al settimo giorno di mercato aperto precedente l’assemblea.
Se da un lato, il termine della cut-off date è stabilito a favore degli azionisti, dall’altro lato la società è tenuta a fornire le risposte almeno entro il termine previsto dalla legge. In entrambi i casi, le società possono dunque prevedere un termine di risposta anticipato rispetto ai termini minimi di legge.
Il quadro normativo così delineato non impone alle società una scelta tra le due cut-off date alternative né una necessaria anticipazione dei tempi di risposta, considerandosi dunque legittime le risposte fornite in assemblea. Anche in passato, infatti, chi si avvaleva del rappresentante designato (non esclusivo) così come chi votava per delega, non beneficiava comunque delle risposte fornite in assemblea.
In via volontaria, dunque, le società potrebbero anticipare la data in cui forniscono la risposta alle domande al fine di consentire agli azionisti di avere a disposizione tutte le informazioni prima della scadenza per l’esercizio della delega. Alcune società hanno già adottato il termine più anticipato per la presentazione delle domande (7 giorni) e mantenuto l’obbligo di legge a rispondere entro il secondo giorno di mercato aperto precedente l’assemblea, ma hanno posticipato il termine per l’esercizio delle deleghe (alle ore 12 del giorno di mercato aperto precedente l’assemblea). Un’altra ipotesi potrebbe essere quella di adottare nell’avviso di convocazione il termine più lungo previsto dalla legge per porre domande (7 giorni di mercato aperto prima dell’assemblea), impegnandosi a fornire le risposte prima della scadenza del termine per conferire la delega (ad esempio entro le ore 12 del secondo giorno di mercato aperto prima dell’assemblea). Inoltre, su un piano diverso, e al di fuori della disciplina dell’art. 127-ter TUF, alcune società hanno previsto un sistema di dialogo con gli azionisti impegnandosi a fornire le risposte con debito anticipo rispetto alla scadenza dell’esercizio della delega (ad esempio 5 giorni prima dell’assemblea) alle domande pervenute entro un determinato termine precedente a quelli di legge (ad esempio 14 giorni prima dell’assemblea).
Restano ferme le disposizioni di legge che consentono alla società di non rispondere se le informazioni sono disponibili su Q&A del sito internet ovvero in altra risposta già pubblicata sul sito. Al contrario, la scelta della società di affidare esclusivamente al rappresentante designato l’esercizio dei diritti di voto in assemblea, rende di fatto inapplicabile la disciplina dell’art. 127-ter TUF circa l’equivalenza della risposta cartacea messa a disposizione all’inizio dell’adunanza con la risposta data in assemblea.
Le indicazioni sui termini e le modalità dell’esercizio del diritto di porre domande dovranno risultare dall’avviso di convocazione ai sensi dell’art. 125-bis TUF.
Per le società che avessero già pubblicato l’avviso di convocazione, la scelta di adeguare la disciplina del diritto di porre domande richiede una rettifica dell’avviso di convocazione. La rettifica non appare idonea a incidere sui termini per lo svolgimento dell’assemblea, in quanto essa non introduce alcuna modifica sulle materie all’ordine del giorno né comporta alcuna limitazione per gli azionisti, assicurando al contrario, una ancora maggiore tutela dell’esercizio informato del loro voto.