Al via il Registro dei titolari effettivi

Il presente contributo vuole fornire una panoramica della normativa del Registro dei titolari effettivi e dei relativi adempimenti a seguito dell’avvio dell’operatività del Registro stesso attuata con la pubblicazione nella Gazzetta Ufficiale del 9 ottobre 2023 del decreto Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 29 settembre 2023.

1. L’avvio del Registro dei titolari effettivi

Lo scorso 9 ottobre 2023 è stato pubblicato in Gazzetta Ufficiale il decreto 29 settembre 2023 del Ministero delle Imprese e del Made in Italy che attesta l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva[1].

Dalla data di pubblicazione di quest’ultimo decreto in Gazzetta Ufficiale i soggetti obbligati avranno 60 giorni di tempo, quindi fino al 11 dicembre 2023, per inviare alla Camera di commercio territorialmente competente la comunicazione circa il titolare effettivo, così come previsto dall’art. 3, comma 6, del Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 11 marzo 2022 n. 55 (“dm 55/2022”).

I soggetti obbligati costituiti successivamente a tale data dovranno provvedere alla comunicazione del titolare effettivo entro 30 giorni dall’iscrizione nei rispettivi registri (nel caso di imprese e persone giuridiche private), o dalla data di costituzione (nel caso di trust e di mandati fiduciari).

Sul punto è doveroso ricordare che il mancato o tardivo adempimento degli obblighi di comunicazione sulla titolarità effettiva comporta l’applicazione della sanzione pecuniaria prevista dall’art. 2630 c.c.[2].

Una volta entrato in funzione il registro, i dati e le informazioni ivi contenute andranno ad alimentare il sistema di interconnessione dei registri dei titolari effettivi (c.d. BORIS) elaborato dall’Unione europea, che consente di reperire informazioni in merito alla titolarità effettiva di imprese, persone giuridiche, trust e istituti giuridici registrati presso i registri nazionali dei paesi dell’UE, Islanda, Liechtenstein e Norvegia.

Il presente contributo tenta di fornire una panoramica ad ampio spettro della normativa riguardante il registro dei titolari effettivi.

2. Registro dei titolari effettivi e Decreto legislativo 21 novembre 2007, n. 231.

La necessità di reperire informazioni precise e aggiornate sul titolare effettivo è un elemento di particolare importanza al fine di rintracciare possibili “criminali”, i quali schermandosi dietro interposizioni fiduciarie, veicoli societari o strutture particolarmente complesse o opache, potrebbero facilmente occultare la propria identità, tentando operazioni di riciclaggio di proventi illeciti o finanziando organizzazioni terroristiche.

Per tali ragioni, sia la normativa di matrice europea, sia la normativa nazionale primaria nazionale, ha sempre posto una particolare attenzione nei confronti del titolare effettivo, in quanto figura cardine nella legislazione in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo.

La legislazione europea, in particolare, ha dapprima introdotto specifici criteri volti ad individuare ed a verificare i dati sulla titolarità effettiva delle entità giuridiche (ne abbiamo un esempio con già con la c.d. “III Direttiva Antiriciclaggio”) e successivamente ha ritenuto essenziale altresì, oltre ad ampliare la platea dei soggetti che possono ricadere nel perimetro di titolari effettivi, promuovere la trasparenza dei dati identificativi di tale soggetto (“IV e V Direttiva Antiriciclaggio”).

In particolare, la IV Direttiva antiriciclaggio, allo scopo di promuovere la trasparenza al fine di contrastare l’abuso dei soggetti giuridici, ha previsto l’obbligo per gli Stati membri di “assicurare che le informazioni sulla titolarità effettiva siano archiviate in un registro centrale situato all’esterno della società, in piena conformità con il diritto dell’Unione”. In particolare, la IV Direttiva ha previsto che “a tal fine, gli Stati membri possono utilizzare una banca dati centrale che raccolga le informazioni sulla titolarità effettiva, o il registro delle imprese, ovvero un altro registro centrale”. La successiva V Direttiva, confermando le disposizioni di cui alla precedente IV Direttiva, ha introdotto ulteriori e specifiche previsione sulle modalità di accesso a tali registri.

Tali disposizioni, e in particolare quelle relative all’introduzione di un registro dei titolari effettivi di cui alla IV Direttiva, sono state trasposte nel nostro ordinamento attraverso il Decreto Legislativo 25 maggio n. 90 del 2017, che ha modificato integralmente il Titolo secondo del Decreto Legislativo 21 novembre 2007, n. 231 (“Decreto Antiriciclaggio”), introducendo l’art. 21 rubricato per l’appunto “Comunicazione e accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva e trust”.

Ai sensi dell’art. 21, comma 5 del citato Decreto Antiriciclaggio, come così sostituito, prevede che con apposito Decreto del Ministero dell’Economia e delle Finanze, di concerto con il Ministero dello Sviluppo Economico (oggi Ministero delle Imprese del Made in Italy), sentito il Garante Privacy, la cui scadenza era dapprima originariamente prevista entro il 4 luglio 2018 e poi successivamente posticipata il 4 luglio 2020, si devono stabilire:

• i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva delle imprese dotate di personalità giuridica e delle persone giuridiche private e dei trust oggetto di comunicazione;
• le modalità attraverso le quali dette informazioni devono essere rese all’Autorità;
• le modalità di consultazione delle suddette informazioni;
• i termini, la competenza e le modalità per l’esclusione all’accesso di dette informazioni;
• le modalità di dialogo tra il registro delle imprese e le basi di dati di cui è titolare l’Agenzia delle Entrate;
• le modalità attraverso le quali i soggetti obbligati segnalano al registro le eventuali incongruenze rilevate tra informazioni acquisite e quelle indicati nel registro;
• le modalità di dialogo con la piattaforma centrale europea.

Come si avrà modo di analizzare nel proseguo del presente contributo, il citato provvedimento attuativo è stato emanato ben oltre le scadenze originariamente previste attraverso il dm 55/2022.

3. Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 11 marzo 2022 n. 55

Il dm 55/2022, come già anticipato nel precedente paragrafo, contiene le disposizioni in materia di comunicazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relative alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, di persone giuridiche private, di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e di istituti giuridici affini al trust.

Il registro dei titolari effettivi di cui al dm 55/2022 è da intendersi come una speciale sezione del registro delle imprese che riguarda i cosiddetti titolari effettivi, ovvero i soggetti posti al centro di controlli nel caso di azioni antiriciclaggio.

Le nuove norme consentono di rendere i dati relativi a questi soggetti condivisibili a livello europeo, con l’obiettivo di contrastare le attività illecite portate avanti attraverso il sistema imprenditoriale.

Il dm 55/2022 si compone di 12 articoli, suddiviso in 3 sezioni:

• Sezione I: contiene indicazioni generali circa i requisiti oggettivi e soggetti e le modalità di comunicazione (telematica) dei dati e delle informazioni ai fini della titolarità effettiva alla Camera di Commercio territorialmente competente
• Sezione II: contiene le disposizioni sulle modalità di accesso ai dati e alle informazioni nonché le modalità di consultazione alla Sezione speciale del registro.
• Sezione III: contiene le disposizioni finali inerente ai rapporti di scambio informativo tra Infocamere e l’Agenzia delle Entrate e gli Uffici territoriali del Governo.

Modalità e termini della comunicazione al Registro dei titolari effettivi

L’art. 3 del dm 55/2022 stabilisce che:

• gli amministratori delle imprese dotate di personalità giuridica e il fondatore, ove in vita, oppure i soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private devono comunicare all’ufficio del registro delle imprese della camera di commercio territorialmente competente i dati e le informazioni relativi alla titolarità effettiva acquisiti ai sensi dell’articolo 22, commi 3 e 4, del Decreto Antiriciclaggio;
• il fiduciario di trust o di istituti giuridici affini comunica i dati e le informazioni relativi alla titolarità effettiva ai sensi dell’articolo 22, comma 5, del Decreto Antiriciclaggio.

Al riguardo, si rammenta che il Decreto Antiriciclaggio:

• impone alle imprese dotate di personalità giuridica e alle persone giuridiche private di ottenere e conservare, per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla propria titolarità effettiva e di fornirle ai soggetti obbligati, in occasione degli adempimenti strumentali all’adeguata verifica della clientela (art. 22, comma 2);
• prevede, per quanto riguarda le imprese dotate di personalità giuridica (art. 22, comma 3):

1. che tali informazioni debbano essere acquisite a cura degli amministratori, richiedendole al titolare effettivo, anche sulla base di quanto risultante (i) dalle scritture contabili, (ii) dai bilanci, (iii) dal libro dei soci, (iv) dalle comunicazioni ricevute dai soci o (v) da quelle relative all’assetto proprietario o al controllo dell’ente, nonché (vi) da ogni altro documento idoneo allo scopo in loro possesso;
2. che ove permangano dubbi in ordine alla titolarità effettiva, le informazioni devono essere acquisite, a cura degli amministratori, a seguito di espressa richiesta rivolta ai soci rispetto ai quali si renda necessario approfondire l’entità e l’interesse nell’ente;
3. che l’inerzia o il rifiuto ingiustificati del socio nel fornire agli amministratori le informazioni ritenute necessarie per l’individuazione del titolare effettivo, ovvero l’indicazione di informazioni palesemente fraudolente, rendano non esercitabile il relativo diritto di voto e comportano l’impugnabilità, a norma dell’art. 2377 c.c., delle deliberazioni eventualmente assunte con il voto determinante del socio.

• stabilisce, per quanto riguarda le persone giuridiche private, tenute all’iscrizione nel Registro delle persone, che le informazioni siano acquisite dal fondatore, ove in vita ovvero dai soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione dell’ente, richiedendole al titolare effettivo, sulla base di quanto risultante dallo statuto, dall’atto costitutivo, dalle scritture contabili e da ogni altra comunicazione o dato a loro disposizione (art. 22, comma 4);
• impone che i fiduciari di trust espressi, nonché le persone che esercitano diritti, poteri e facoltà equivalenti in istituti giuridici affini, purché stabiliti o residenti sul territorio della Repubblica italiana, ottengono e detengono per un periodo non inferiore a cinque anni, informazioni adeguate, accurate e aggiornate sulla titolarità effettiva del trust, o dell’istituto giuridico affine (art. 22, comma 5).

I dati e le informazioni sulla titolarità effettiva sono resi mediante dichiarazioni sostitutive di atto notorio, utilizzando il modello di comunicazione unica di impresa adottato con decreto dirigenziale

Dati e informazioni oggetto di comunicazione al Registro dei titolari effettivi

L’art. 4 del dm 22/2022 disciplina, nel dettaglio, il contenuto della comunicazione.

In particolare, andranno comunicati:

1. per ciascun titolare effettivo: il nome e il cognome, il luogo e la data di nascita, la residenza anagrafica e il domicilio, ove diverso dalla residenza anagrafica, gli estremi del documento di identificazione e, ove assegnato, il codice fiscale;
2. per le imprese dotate di personalità giuridica, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a):
   • l’entità della partecipazione al capitale dell’ente della persona fisica indicata come titolare effettivo,
   • ove non individuato in forza dell’entità della partecipazione, le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo;
3. per le persone giuridiche private, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a): il codice fiscale, la denominazione dell’ente, la sede legale e, ove diversa da quella legale, la sede amministrativa dell’ente, l’indirizzo di posta elettronica certificata;
4. per i trust e gli istituti giuridici affini, in aggiunta a quanto previsto dalla lettera a): il codice fiscale, la denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine e la data, il luogo e gli estremi dell’atto di costituzione del trust o dell’istituto giuridico affine.

Inoltre, dovranno essere fornite le indicazioni delle circostanze eccezionali ai fini delle dell’esclusione all’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva ai sensi dell’art. 21, c. 2, lettera f), secondo periodo, e c. 4, lett. d-bis), terzo periodo, del Decreto Antiriciclaggio[3].

Accesso ai dati e alle informazioni del Registro dei titolari effettivi

Per quanto concerne invece i soggetti deputati all’accesso delle informazioni di cui al registro, gli artt. 6 e 7 del Decreto Antiriciclaggio ne consentono l’accesso (i) alle Autorità competenti, (ii) ai soggetti obbligati ex art. 3 Decreto Antiriciclaggio e (iii) al pubblico che ne faccia richiesta di accedere ai dati e alle informazioni relativi alla titolarità effettiva.

Con riferimento ai soggetti obbligati, si rammenta che essi, conformemente a quanto stabilito dall’art. 6 del dm 55/2022, devono presentare alla Camera di Commercio territorialmente competente una richiesta di accreditamento. Il gestore rende disponibile un adeguato sistema informatico per (i) la richiesta di accreditamento (b) la comunicazione di accreditamento (c) l’indicazione dei soggetti delegati (d) le segnalazioni di difformità

Per quanto riguarda, invece, il pubblico, si evidenzia che l’art. 7 del dm 22/2022 prevede che i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva presenti nella sezione autonoma (imprese dotate di personalità giuridica) e nella sezione speciale (trust e istituti giuridici affini) siano accessibili al pubblico a richiesta dei soggetti interessati compresi quelli portatori di interessi diffusi e portatori di interessi giuridici rilevanti ai fini della tutela dei medesimi.

Al riguardo si rammenta la sentenza della Corte di Giustizia dell’Unione Europea[4] che stabilito l’invalidità della previsione della normativa europea in forza della quale le informazioni sulla titolarità effettiva delle società costituite nel territorio degli Stati membri sono accessibili in ogni caso al pubblico.

Attualmente sulla base della predetta pronuncia l’art. 7, comma 1, del DM 55/2022 è stato disapplicato in ossequio ai principi di derivazione unionale.

Infine, per completezza si evidenzia altresì che nell’attuale proposta europea di modifica della normativa in materia Antiriciclaggio (c.d. AML Package), sono previste ulteriori disposizioni in tema di accesso alle informazioni contenute dal registro da parte di soggetti portatori di interessi legittimi[5].

Premesso questo sintetico excursus sui principali aspetti definitori del dm 55/2022, si evidenzia come il registro dei titolari effettivi rappresenta e rappresenterà un utile strumento per tutti i soggetti obbligati ai fini dell’assolvimento degli obblighi di adeguata verifica della clientela, tanto più che i criteri di individuazione del titolare effettivo di cui all’art. 20 del Decreto Antiriciclaggio sono tutt’ora oggetto di ampio dibattito all’interno della dottrina e delle diverse Autorità di Vigilanza, che a più riprese hanno cercato di fornire indicazioni univoche sulla reale portata del concetto di titolarità effettiva.

Ad ogni modo, si deve altresì tenere presente, e non si dovrà cadere in errore, circa le modalità di utilizzo del registro. Infatti, i soggetti obbligati dalla normativa antiriciclaggio non dovranno limitarsi ad individuare il titolare effettivo sulla base delle mere informazioni trasmesse dai diversi soggetti tenuti alla comunicazione presso il registro delle imprese, ma dovranno comunque procedere sempre a verificare, sulla base delle informazioni acquisite in sede di adeguata verifica della clientela, che il titolare effettivo così come individuato e identificato coincida con quello contenuto nel registro dei titolari effettivi.

Sul punto, il legislatore europeo e nazionale, al fine di evitare un “appiattimento” degli obblighi di adeguata verifica, ha previsto delle contromisure.

L’art. 6, comma 5, del Decreto Antiriciclaggio prevede, infatti, che “I soggetti obbligati accreditati segnalano tempestivamente alla Camera di commercio territorialmente competente le eventuali difformità tra le informazioni sulla titolarità effettiva ottenute per effetto della consultazione della sezione autonoma e della sezione speciale del registro delle imprese e quelle acquisite in sede di adeguata verifica della clientela, ai sensi degli articoli 18 e 19 del decreto antiriciclaggio”.

Analoga previsione è contenuta nell’art. 6, comma 5, del dm 55/2022, con l’ulteriore previsione in forza della quale le segnalazioni acquisite sono consultabili da parte delle Autorità abilitate all’accesso, garantendo, in ogni caso, l’anonimato dei soggetti obbligati segnalanti.

In definitiva, alla luce di quanto disposto dall’articolato normativo, si può ritenere come il registro sia da considerarsi come uno strumento complementare e ancillare che guida il soggetto obbligato nell’individuazione del titolare effettivo e non già uno strumento volto a sostituire gli obblighi di individuazione, identificazione e verifica dell’identità del titolare effettivo.

4. I complesso dei decreti attuativi inerenti il registro dei titolari effettivi

Il processo normativo in tema di registro dei titolari effettivi, come noto, si è concluso con l’emanazione del decreto 29 settembre 2023 del Ministero delle Imprese e del Made in Italy .

Tuttavia, nelle more dell’emanazione del citato decreto, lo stesso dm 55/2022 ha previsto per l’effettiva implementazione del registro una serie di ulteriori decreti attuativi volti a delineare le specifiche tecniche, i modelli per il rilascio dei certificati e i diritti di segreteria, che si sono concretizzati con l’emanazione a cura del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del:

• Decreto 12 aprile 2023 (pubblicato in G.U. il 20 aprile 2023), recante “Approvazione delle specifiche tecniche del formato elettronico della comunicazione unica d’impresa” per la presentazione della comunicazione del titolare effettivo al Registro delle Imprese;
• Decreto 16 marzo 2023 (pubblicato in G.U. il 28 giugno 2023), recante “Approvazione dei modelli per il rilascio di certificati e copie anche digitali relativi alle informazioni sulla titolarità effettiva”. I modelli sono pubblicati sul sito del Ministero delle Imprese e del Made in Italy;
• Decreto 20 aprile 2023 (pubblicato in G.U. il 28 giugno 2023), recante “Approvazione degli importi dei diritti di segreteria di cui all’articolo 8, comma 1, del decreto 11 marzo 2022, n. 55”.

5. Modalità Operative

Per quanto concerne gli adempimenti prettamente di carattere operativo, i soggetti interessati dovranno inviare alla Camera di commercio territorialmente competente la comunicazione circa il titolare effettivo, così come previsto dall’art. 3, comma 6, del Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 11 marzo 2022 n. 55 (“dm 55/2022”).

Nello specifico i soggetti dovranno: (i) accedere al gestionale “Dire” (ossia il servizio delle camere di commercio per la compilazione delle pratiche telematiche) o altra soluzione di mercato; (ii) utilizzare la modulistica relativa al titolare effettivo; (iii) indicare l’impresa o l’istituto oggetto della comunicazione e i dati relativi al titolare effettivo (iv) provvedere a firmare digitalmente la pratica.

Tale adempimento dovrà essere effettuato in proprio dal soggetto dichiarante, non essendo ammesse deleghe o incarichi a soggetti terzi.

[1] L’art. 3, comma 6 del Decreto del Ministero dell’economia e delle finanze 11 marzo 2022 n. 55 prevede che “Entro sessanta giorni dalla data di entrata in vigore del presente decreto e in ogni caso successivamente alla predisposizione del disciplinare tecnico di cui all’articolo 11, comma 3, all’entrata in vigore del decreto ministeriale di cui all’articolo 8, comma 1, e all’entrata in vigore del decreto dirigenziale di cui al comma 5, è pubblicato nella Gazzetta Ufficiale della Repubblica italiana il provvedimento del Ministero dello sviluppo economico che attesta l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva”.

[2] L’art. 2630 denominato “omessa esecuzione di denunce, comunicazioni e depositi”, sancisce che “Chiunque, essendovi tenuto per legge a causa delle funzioni rivestite in una società o in un consorzio, omette di eseguire, nei termini prescritti, denunce, comunicazioni o depositi presso il registro delle imprese, ovvero omette di fornire negli atti, nella corrispondenza e nella rete telematica le informazioni prescritte dall’articolo 2250, primo, secondo, terzo e quarto comma, è punito con la sanzione amministrativa pecuniaria da 103 euro a 1.032 euro. Se la denuncia, la comunicazione o il deposito avvengono nei trenta giorni successivi alla scadenza dei termini prescritti, la sanzione amministrativa pecuniaria è ridotta ad un terzo[…]”

[3] Il Decreto prevede che “In circostanze eccezionali, l’accesso alle informazioni sulla titolarità effettiva può essere escluso, in tutto o in parte, qualora l’accesso esponga il titolare effettivo a un rischio sproporzionato di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione ovvero qualora il titolare effettivo sia una persona incapace o minore d’età, secondo un approccio caso per caso e previa dettagliata valutazione della natura eccezionale delle circostanze”.

[4] Sentenza CGUE 22 novembre 2022- Cause riunite n. C-37/20 e C-601/20.

^[5] Lo scorso 28 marzo, il Parlamento europeo con apposita comunicazione ha annunciato che deputati delle commissioni Affari economici e monetari e Libertà civili, Giustizia e Affari interni hanno adottato la loro posizione su tre progetti di legge (tra cui il Regolamento in materia di adeguata verifica e titolarità effettiva) sulle disposizioni di finanziamento della politica antiriciclaggio e di lotta al finanziamento del terrorismo. In tema di registro dei titolari effettivi i deputati del Parlamento europeo hanno proposto che le persone con interessi legittimi, come giornalisti e altri media, organizzazioni della società civile, istituti di istruzione superiore, dovrebbero poter accedere al registro, compresi i registri centrali interconnessi. Il loro diritto di accesso sarà valido per almeno due anni e mezzo. Gli Stati membri rinnoveranno automaticamente l’accesso, ma lo revocheranno o lo sospenderanno in caso di abuso.