Antiriciclaggio: orientamenti EBA su politiche e procedure

Il presente contributo analizza gli Orientamenti emanati dall’EBA nel giugno scorso sulle politiche e procedure relative alla gestione del rischio di riciclaggio ed al ruolo ed alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio.

1. Gli Orientamenti EBA: tempistiche di attuazione, quadro di riferimento ed obiettivi perseguiti

L’EBA ha pubblicato il 14 giugno 2022 gli Orientamenti su politiche e procedure relative alla gestione del rischio di riciclaggio ed al ruolo ed alle responsabilità del responsabile antiriciclaggio (EBA/GL/2022/05).

A seguito dell’avvenuta pubblicazione della traduzione in italiano, gli Orientamenti EBA si applicheranno a decorrere del 1° dicembre 2022, sebbene le Autorità nazionali competenti siano tenute a notificare all’EBA, entro il 21 novembre 2022, se la disciplina nazionale sia conforme o se intendono conformarsi [1].

Rinviando all’analisi condotta nei successivi paragrafi in relazione alle novità e precisazioni contenute negli Orientamenti EBA in tema di ruolo e responsabilità degli organi di vertice in ambito antiriciclaggio (orientamenti 4.1.) ed al responsabile AML (orientamenti 4.2), mette conto individuare il quadro di riferimento in cui si collocano gli stessi Orientamenti EBA e gli obiettivi perseguiti.

La IV Direttiva Antiriciclaggio (Direttiva 2015/849) da tempo prescrive che banche ed intermediari adottino politiche, controlli e procedure per mitigare e gestire in maniera efficace i rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, nonché provvedano ad istituire la c.d. Funzione Antiriciclaggio [2]. In presenza di gruppi occorre altresì implementare politiche e procedure idonee per la condivisione delle informazioni all’interno del gruppo a fini AML/CFT [3].

La IV Direttiva Antiriciclaggio prescrive altresì che, “se del caso”, banche ed intermediari “identifichino il membro dell’organo con funzioni di gestione responsabile dell’attuazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi” alla disciplina antiriciclaggio [4].

Il quadro della normativa di riferimento a livello unionale si compone altresì degli orientamenti in tema di idoneità degli esponenti aziendali [5] e degli orientamenti in tema di internal governance [6].

A fronte di tale compiuto quadro normativo europeo non è stata registrata una implementazione coerente nei singoli Stati membri ed un’applicazione effettiva della richiamata disciplina unionale. Tale constatazione emerge da numerosi report pubblicati negli ultimi anni [7].

L’esigenza di assicurare una maggiore convergenza tra le discipline dei singoli Stati membri ed una maggiore “effectiveness” nell’applicazione di presidi e procedure in ambito antiriciclaggio sono quindi alla base dell’intervento e rappresentano, al tempo stesso, gli obiettivi perseguiti attraverso gli Orientamenti EBA (EBA/GL/2022/05).

2. Governo societario e rischio AML: il consigliere AML

Gli Orientamenti EBA (EBA/GL/2022/05) dedicano una intera sezione (4.1.) al ruolo ed alla responsabilità dell’organo di vertice nella gestione del rischio di riciclaggio e finanziamento del terrorismo, ciò sia nell’ambito della sua funzione di supervisione strategica (4.1.1.) sia nell’ambito della sua funzione di gestione (4.1.2.).

Larga parte dei predetti Orientamenti EBA (4.1.1. e 4.1.2.) sono riproduttivi delle indicazioni da tempo contenute nelle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo adottate da Banca d’Italia a marzo 2019 [8].

Sebbene non si possa parlare di effettive “novità” rispetto al vigente quadro normativo nazionale, risulta opportuno considerare che nei medesimi Orientamenti EBA (4.1.1. e 4.1.2.) si enfatizza:

• la necessità che, in termini di idoneità degli esponenti aziendali, questi ultimi debbano possedere competenze adeguate per comprendere i rischi AML /CFT con specifico riferimento alle attività ed al modello di business dell’intermediario in cui svolgono il loro incarico;
• la responsabilità degli organi di vertice di assicurare una adeguata dotazione, tanto sotto il profilo delle risorse umane quanto sotto il profilo delle risorse ed applicazioni tecniche, da assegnare alla funzione AML;
• la necessità di un reporting più frequente in merito alle attività che espongono la banca o l’intermediario ad un rischio AML/CFT più elevato;
• la necessità che i report forniti all’organo di vertice siano idonei sotto un profilo “qualitativo”, ossia contengano dati ed informazioni di dettaglio ed utili alle valutazioni e determinazioni di competenza dello stesso organo.

Merita altresì di essere evidenziato che, per espressa previsione contenuta negli orientamenti [9], allorquando l’organo di vertice decida di non “seguire la raccomandazione del responsabile antiriciclaggio”, lo stesso organo deve “motivare e mettere a verbale tale decisione alla luce dei rischi e dei dubbi segnalati dal responsabile antiriciclaggio”. Sebbene trattasi, anche in tal caso, di precisazione che può ritenersi già oggi “implicita” negli obblighi di adeguata verbalizzazione degli organi di vertice, nondimeno pare potersi individuare in filigrana un’accentuata rilevanza delle “raccomandazioni” del responsabile AML.

L’effettiva novità rispetto al quadro normativo nazionale è rappresentata dagli orientamenti dedicati al “consigliere AML” [10], figura da tempo richiamata nella disciplina europea [11] ma che non aveva sino ad oggi trovato spazio nella disciplina nazionale.

Gli Orientamenti EBA, in coerenza alla disciplina europea, rappresentano una importante guida – tanto per le Autorità di Vigilanza nazionali quanto per banche ed intermediari – nella individuazione delle caratteristiche, dei compiti e del ruolo del “consigliere AML”.

Sebbene si possa sentire l’urgenza di individuare immediatamente quale tipologia di consigliere (esecutivo, non esecutivo, indipendente) possa essere chiamato a ricoprire detto ruolo, ad avviso di chi scrive detto quesito non può precede (ed anzi dovrebbe riflettere) la corretta individuazione dei compiti del consigliere AML. In altri termini, solo l’individuazione dei compiti del consigliere AML può consentire di stabilire quale tipologia di consigliere (esecutivo, non esecutivo, indipendente) può essere chiamato a svolgere detto ruolo.

I compiti del consigliere AML sono essenzialmente volti a dare “attuazione” ad adeguate ed idonee politiche, presidi e procedure di controllo ed operative per la gestione del rischio AML / CFT all’interno della banca o dell’intermediario, tenuto conto del relativo modello di business e del settore di riferimento.

I compiti di “attuazione” hanno un largo spettro in quanto implicano attività ed azioni volti a:

• garantire che l’organo di vertice sia “consapevole” dell’impatto di rischi AML / CFT a livello di aree di attività;
• garantire l’adeguatezza e proporzionalità di politiche, procedure e misure di controllo in ambito AML / CFT, tenuto conto delle specificità della banca o dell’intermediario e della relativa esposizione ai rischi AML / CFT;
• supportare l’organo di vertice nella fase di individuazione e nomina del responsabile AML, nonché nella valutazione in merito alla necessità di istituire una funzione unicamente dedicata alla prevenzione e gestione dei rischi AML /CFT;
• garantire efficaci flussi informativi periodici all’organo di vertice in merito alle attività svolte dal responsabile antiriciclaggio, ai rischi AML / CFT ed alla loro gestione, ad eventuali impegni assunti dalla banca o dall’intermediario nei confronti delle Autorità di Vigilanza, nonché notizie circa l’andamento dei flussi segnalatici alla UIF, l’esito di attività di analisi o ispettive svolte dalle Autorità di Vigilanza nei confronti della banca o dell’intermediario e le misure (anche sanzionatorie) adottate;
• attivare tempestivi flussi informativi nei confronti dell’organo di vertice in relazione a problematiche, carenze o violazioni gravi o significative in ambito AML/CFT, con l’indicazione delle misure ed azioni correttive raccomandate;
• garantire che il responsabile antiriciclaggio abbia accesso a tutte le informazioni rilevanti e necessarie, disponga di risorse umane e strumenti idonei per l’assolvimento dei propri compiti, nonché sia informato su criticità e carenze rilevate dai sistemi di controllo interno e dalle Autorità di Vigilanza.

Anche al fine di assolvere al meglio al proprio compito, il consigliere AML dovrà assumere un ruolo di trait d’union tra il responsabile antiriciclaggio e l’organo di vertice, seppur non andrà di per sé limitato il diretto accesso e reporting dello stesso responsabile antiriciclaggio nei confronti dell’organo di vertice, ciò in particolare in relazione a violazioni significative.

Il consigliere AML rappresenterà il principale punto di contatto del responsabile antiriciclaggio, ossia il soggetto a cui il responsabile antiriciclaggio dovrà, nel continuo, rappresentare l’andamentale della gestione del rischio AML / CFT. In presenza di criticità e problematiche non risolte, peraltro, dovrà essere investito della tematica l’intero organo di vertice ai fini dell’assunzione delle necessarie determinazioni, di natura strategica o gestoria.

In ragione delle informazioni raccolte (anche) dal responsabile AML, il consigliere AML dovrà garantire all’organo di vertice “informazioni e dati sufficientemente esaurienti e tempestivi sui rischi ML /TF e sulla conformità ai requisiti in materia AML / CFT” [12]. In tal senso sarà centrale la ricerca di continuo affinamento della “qualità” dei dati e delle informazioni che il consigliere AML dovrà fornire all’organo di vertice e ciò, necessariamente, passerà attraverso un innalzamento della qualità del reporting della stessa funzione antiriciclaggio. Al tempo stesso, al fine di dare “attuazione” alle determinazioni dell’organo di vertice, il consigliere AML dovrà egli stesso interfacciarsi e comunicare al responsabile antiriciclaggio le decisioni, di natura strategica o gestoria, assunte dall’organo di vertice.

Non vi è dubbio che nel declinare i compiti in capo al consigliere AML gli Orientamenti EBA abbiano seguito un approccio per principi e finalità, che lascia aperta la necessità di una ulteriore e specifica declinazione in relazione alla quale un contributo potrà essere fornito dalle Autorità di Vigilanza nazionale ma, si ritiene, larga parte sarà attribuita alle singole banche ed intermediari, ciò anche nella (ri)definizione della policy antiriciclaggio e nel disegno dei flussi informativi.

L’operata ricostruzione dei compiti del consigliere AML consente di svolgere alcune, prime, riflessioni in merito alla tipologia di consigliere (esecutivo, non esecutivo, indipendente) che può essere chiamato a svolgere detto ruolo.

Da un lato occorre considerare che tanto la IV Direttiva AML, quanto gli Orientamenti EBA in esame, attribuiscono al consigliere AML compiti di “attuazione” di politiche e procedure antiriciclaggio all’interno della banca e dell’intermediario, in ragione dello specifico modello di business e della relativa esposizione ai rischi AML / CFT. Non è un caso che il consigliere AML debba possedere adeguate conoscenze, competenze ed esperienze concernenti la gestione dei rischi AML / CFT ed una adeguata comprensione del modello di business della banca o dell’intermediario di riferimento [13]. Ciò potrebbe, all’evidenza, condurre a ritenere che il consigliere AML debba avere competenze ed attribuzioni che, di norma, sono riferite ai consiglieri esecutivi. Non si deve peraltro sottovalutare che tutti i consiglieri, anche quelli non esecutivi o indipendenti, devono possedere una adeguata comprensione del modello di business della banca o dell’intermediario, oltre che, pur nella dovuta diversificazione di competenze in seno all’organo, competenze in ambito AML.

Dall’altro lato occorre considerare che i compiti a cui è chiamato il consigliere AML, seppur di “attuazione”, sono da riferire alla gestione del rischio AML / CFT, ossia ad un’area che è riconducibile al Comitato Rischi, da tempo punto di riferimento per le funzioni aziendali di controllo interno (ivi inclusa la funzione antiriciclaggio) e che svolge funzioni di supporto all’organo con funzione di supervisione strategica in materia di rischi e sistema di controlli interni. Come noto il Comitato Rischi è composto da amministratori non esecutivi, con in maggioranza amministratori indipendenti (nella banche di maggiori dimensioni o complessità operativa) o con almeno un amministratore indipendente (nelle banche di minori dimensioni o complessità operativa). Diversi (anche se non tutti) i compiti degli Orientamenti EBA in capo al consigliere AML sono oggi riconducibili al Comitato Rischi e ciò impone all’evidenza la necessità di una riflessione, quantomeno in punto di coordinamento tra compiti (individuali) del consigliere AML e compiti (collegiali) del Comitato Rischi.

Sempre ai fini del corretto profiling del consigliere AML, occorre avere a mente la necessità di una adeguata disponibilità di tempo in capo allo stesso consigliere, la necessità di una adeguata dotazione di risorse a supporto dello stesso consigliere, nonché la necessità di “considerare potenziali conflitti di interesse, (e) di adottare misure atte a prevenirli o mitigarli” [14]. Ad avviso di chi scrive dette “necessità” potrebbero ulteriormente far propendere l’ago della bilancia verso l’individuazione del consigliere AML nell’ambito dei consiglieri non esecutivi, ciò anche in ragione della considerazione che il consigliere AML non sarà destinatario in senso stretto di una “delega” in ambito AML, ma svolgerà compiti e attività di supporto al consiglio di amministrazione in ambito AML, che non determineranno una riduzione delle attribuzioni AML che resteranno collegiali.

3. Responsabile Antiriciclaggio

L’analisi degli Orientamenti EBA per quanto attiene al responsabile antiriciclaggio può essere volta ad invidiare i punti di novità e discontinuità rispetto all’attuale impianto normativo nazionale [15].

Un primo profilo che merita attenzione è contenuto nel paragrafo 25 dell’orientamento n. 4.2. secondo cui il “responsabile antiriciclaggio dovrebbe essere nominato a livello dirigenziale”, a fronte di una disciplina nazionale che non contiene indicazioni circa il “livello” del responsabile antiriciclaggio e richiama i requisiti di indipendenza, autorevolezza e professionalità. Ad avviso di chi scrive la necessaria indipendenza del responsabile antiriciclaggio non passa, di per sé, nella definizione del “livello” dell’inquadramento dello stesso responsabile, quanto piuttosto nella individuazione della corretta collocazione gerarchico – funzionale, nella capacità di diretta acquisizione ed analisi dei dati e di riporto agli organi di vertice. Sul punto, peraltro, sarà opportuno attendere eventuali indicazioni dell’Autorità di Vigilanza.

Ulteriore profilo che merita attenzione è rappresentato dal richiamo dell’EBA circa la necessità di assicurare continuità operativa nell’esercizio della funzione antiriciclaggio e ciò anche attraverso l’individuazione di un deputy del responsabile antiriciclaggio in grado di assumere le relative attività nel caso di assenza protratta o di interruzione del rapporto con la banca o intermediario.

Volgendo l’attenzione ai compiti del responsabile antiriciclaggio, gli Orientamenti EBA richiedono allo stesso di:

• elaborare una metodica di valutazione dei rischi conformemente agli Orientamenti EBA relativi ai fattori di rischio, assicurando in merito alle relative risultanze adeguati flussi informativi al consigliere AML ed all’organo di vertice. Tale metodica di valutazione dei rischi dovrà essere implementata e rivista in occasione di nuovi prodotti o servizi, nuovi mercati o nuove attività che possano determinare nuovi o diversi rischi AML / CFT, dovendosi in tal caso richiedere un coinvolgimento “preventivo” al lancio dei nuovi prodotti del responsabile antiriciclaggio;
• assicurare l’applicazione di politiche e procedure adeguate ai rischi AML / CFT a cui risulta esposta la banca o l’intermediario;
• fornire supporto al senior management in merito alla decisione (che resta di competenza del senior management) di aprire o mantenere un rapporto con clienti a più elevato rischio. Mentre nella bozza in consultazione degli Orientamenti EBA si adombrava la possibilità di attribuire al responsabile antiriciclaggio anche il “potere di decidere” in merito all’apertura o al mantenimento di un rapporto con clienti a più elevato rischio, nella versione definitiva degli orientamenti [16] è stato revisionata la formulazione che, si ritiene correttamente, attribuisce al responsabile antiriciclaggio un compito di supporto preventivo all’alta dirigenza, mentre il “potere di decidere” resta in capo alla stessa alta dirigenza, trattandosi di attività gestoria non attribuibile ad una funzione di controllo interno. L’alta dirigenza può assumere una determinazione anche diversa rispetto alle indicazioni formulate dal responsabile antiriciclaggio, dovendo in tal caso motivare tale decisione ed indicare i presidi volti alla mitigazione dei rischi evidenziati dal responsabile antiriciclaggio;
• esercitare un’attività di controllo di secondo livello, in linea con quanto da tempo previsto dalla disciplina anche nazionale;
• attuare adeguati flussi informativi nei confronti del consigliere AML e dell’organo di vertice. Interessante risulta l’individuazione (si ritiene minimale) dei flussi informativi dal responsabile antiriciclaggio al consigliere AML che attengono alle aree su cui attuare o intensificare i controlli ed alle relative implementazioni proposte, allo stato di avanzamento di azioni correttive programmate e deliberate, ad eventuali necessità di potenziamento quali-quantitativo delle risorse umane e tecniche in dotazione alla funzione antiriciclaggio;
• predisporre una relazione almeno annuale all’organo di vertice. In tale ambito, anche in raffronto alle indicazioni contenute nella normativa nazionale ed alle relazioni abitualmente predisposte dai responsabili antiriciclaggio italiani, occorre evidenziare che gli Orientamenti EBA in esame introducono rilevanti novità in merito ai contenuti della relazione annuale ([17]) che risulta arricchita di dati ed informazioni sino ad oggi non riportate;
• sensibilizzare il personale sui rischi AML / CFT, indicando di tempo in tempo le operatività, tendenze e rischi su cui è opportuno un adeguato presidio, ciò anche mediante incontri con la struttura o la diffusione di apposite circolari aziendali;
• supervisionare il piano annuale di formazione del personale, in raccordo con l’ufficio risorse umane. In merito gli Orientamenti EBA rafforzano e confermano la necessità di strutturare programmi di formazione differenziati e specifici in funzione di diversi ruoli ricoperti dal personale, nonché la necessità di prevedere sistemi di valutazione in merito all’efficacia della formazione erogata.

Di estremo interesse sono poi gli Orientamenti EBA dedicati al tema della segnalazione delle operazioni sospette. Sul punto si impone, in primo luogo, la necessità di una auspicabile conferma circa la possibilità di prevedere, accanto al responsabile antiriciclaggio, una delega a favore di un distinto soggetto chiamato a ricoprire il ruolo di responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette, opzione attualmente prevista tanto dalla normativa primaria di riferimento nazionale [18], quanto dalla disciplina secondaria [19]. Ove tale opzione trovasse conferma, sarà necessario individuare il soggetto a cui collegare le indicazioni contenute negli Orientamenti EBA in esame, secondo peraltro criteri di collaborazione e ripartizione di competenze tra responsabile antiriciclaggio e responsabile delle segnalazioni di operazioni sospette, che già oggi sono presenti in diversi intermediari.

Ciò detto gli Orientamenti EBA sottolineano la necessità di:

• comprendere il funzionamento e la struttura del sistema di monitoraggio operativo che consente di intercettare le operazioni da analizzare ai fini segnaletici;
• analizzare tempestivamente le segnalazioni interne ricevute, dando priorità a quelle che presentano situazioni di rischio particolarmente elevato;
• istituire un registro con le segnalazioni inviate alla UIF ed i riscontri ricevuti dalla stessa UIF, ciò al fine di affinare la capacità di selezione di future operazioni sospette;
• analizzare periodicamente i sistemi di monitoraggio ed allerta con riferimento ad operazioni selezionate e che non hanno condotto ad una SOS, ciò al fine di affinare tali sistemi e la capacità di selezione.

[1] Con specifico riferimento alla normativa nazionale, sarà necessario valutare l’adeguamento, l’implementazione o la conferma delle previsioni attualmente contenute nelle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo adottate da Banca d’Italia a marzo 2019.

[2] Art. 8 Direttiva 2015/849.

[3] Art. 45 Direttiva 2015/849.

[4] Art. 46 Direttiva 2015/849.

[5] Gli Orientamenti EBA sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave prevedono che “Fatto salvo il recepimento nazionale della direttiva (UE) 2015/849, il membro dell’organo di gestione individuato come responsabile dell’attuazione delle disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi alla direttiva (UE) 2015/849 dovrebbe possedere buone conoscenze, competenze ed esperienze in materia di individuazione e valutazione del rischio di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo e di politiche, controlli e procedure riguardanti il contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo. Tale persona dovrebbe avere una buona comprensione della misura in cui il modello di business dell’ente lo espone a rischi di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo” (cfr. orientamento n. 58, EBA/GL/2021/06).

[6] Gli Orientamenti EBA sulla c.d. internal governance prevedono che “Fatto salvo il recepimento della direttiva 2015/849/UE in materia di lotta al riciclaggio nella legislazione nazionale, l’organo di gestione dovrebbe identificare uno dei propri membri in linea con quanto prescritto all’articolo 46, paragrafo 4, di detta direttiva, conferendogli la responsabilità di attuare le disposizioni legislative, regolamentari e amministrative necessarie per conformarsi a tale direttiva, comprese le corrispondenti politiche e procedure in materia di contrasto al riciclaggio e al finanziamento del terrorismo in seno all’ente e a livello dell’organo di gestione” (cfr. orientamento n. 32, EBA/GL/2021/05).

[7] Cfr. Joint Opinion on the risks of money laundering and terrorist financing affecting the Union’s financial sector (JC/2017/07 – 20 February 2017); Report from the Commission to the European Parliament and the Coiuncil on the assessment of recent alleged money laundering cases involving EU credit institutions (COM(2019) 373 final – 24.7. 2019); EBA Report on competent Authorities’ approaches to the anti-money laundering and countering the financing of terrorism supervision of banks (EBA/Rep/2020/06); Opinion of the European Banking Authority on the risks of money laundering and terrorist financing affecting the European Union’s financial sector (EBA/Op/2021/04 – 3 March 2021).

[8] Cfr. Parte Seconda, Sezione II e III delle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo adottate da Banca d’Italia a marzo 2019.

[9] Orientamento n. 4.1.5., paragrafo 23 (EBA/GL/2022/05).

[10] Orientamenti n. 4.1.3 – 4.1.5 (EBA/GL/2022/05).

[11]Cfr. Art. 46 Direttiva 2015/849; Orientamenti EBA sulla valutazione dell’idoneità dei membri dell’organo di gestione e del personale che riveste ruoli chiave (orientamento n. 58, EBA/GL/2021/06); Orientamenti EBA sulla c.d. internal governance (orientamento n. 32, EBA/GL/2021/05).

[12] Orientamento 4.1.5, par. 22, lett. d) (EBA/GL/2022/05).

[13] Orientamento 4.1.3, par. 17 (EBA/GL/2022/05).

[14] Orientamento 4.1.5, par. 21 (EBA/GL/2022/05).

[15] Cfr. Parte Terza delle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo adottate da Banca d’Italia a marzo 2019.

[16] Orientamento 4.2.4, par. 43 (EBA/GL/2022/05).

[17] Orientamento 4.2.4, par. 50 (EBA/GL/2022/05).

[18] Art. 36 d. lgs. 21 novembre 2007, n. 231.

[19] Cfr. Parte Terza, Sezione II delle Disposizioni in materia di organizzazione, procedure e controlli interni volti a prevenire l’utilizzo degli intermediari a fini di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo adottate da Banca d’Italia a marzo 2019.