Comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva e accesso al registro dei titolari effettivi

Il presente contributo analizza le novità più significative apportate dal decreto interministeriale 11 marzo 2022 n. 55, pubblicato nella Gazzetta Ufficiale del 25 maggio 2022, e recante il Regolamento che disciplina le modalità di comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva di imprese, persone giuridiche private, trust ed istituti affini, e di accesso al relativo registro dei titolari effettivi tenuto presso il Registro delle imprese.

1. Registro dei titolari effettivi

In data 25 maggio 2022 è stato pubblicato in Gazzetta ufficiale (n. 121) il Decreto 11 marzo 2022 n. 55 del Ministero dell’economia e Finanza di concerto con il Ministero dello sviluppo economico, dal titolo “Regolamento recante disposizioni in materia di comunicazione, accesso e consultazione dei dati e delle informazioni relativi alla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica, di persone giuridiche private, di trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e di istituti giuridici affini al trust” (il “DM”).

Il DM contiene le disposizioni attuative relative al registro dei titolari effettivi (il “Registro”) previsto dall’art. 21 comma 5 del D.lgs 231/2007 (“Dlgs AML”). La richiamata previsione demandava ad apposito decreto del Ministro dell’economia e delle finanze di concerto con il Ministro dello sviluppo economico la regolamentazione sull’alimentazione, sull’accesso e sulla consultazione dei dati anagrafici e delle informazioni relative al titolare effettivo di imprese dotate di personalità giuridica, persone giuridiche private, trust produttivi di effetti giuridici rilevanti ai fini fiscali e istituti giuridici affini.

L’istituzione del Registro dei titolari effettivi a livello nazionale le cui informazioni, a regime saranno interconnesse con i dati comunicati nei corrispondenti registri degli altri stati membri, è volta a promuovere la trasparenza nella proprietà delle entità giuridiche e a prevenire e contrastare l’uso del sistema economico e finanziario a scopo di riciclaggio e di finanziamento del terrorismo, rendendo accessibili le informazioni sulla titolarità effettiva ai soggetti tenuti agli obblighi antiriciclaggio ai sensi dell’art. 3 del Dlgs AML (tra cui banche, intermediari finanziari, altri operatori finanziari, professionisti, operatori non finanziari e altri soggetti obbligati i “Soggetti Obbligati”), a supporto degli adempimenti prescritti in occasione dell’adeguata verifica della clientela. L’accesso al Registro è altresì consentito ad alcune autorità titolari di particolari funzioni (MEF, autorità di Vigilanza, UIF, direzione investigativa antimafia, GdF, autorità giudiziaria, autorità preposte al contrasto dell’evasione fiscale), nonché al pubblico[1] (salvo che i controinteressati non si oppongano per specifiche ragioni indicando le circostanze eccezionali che giustificherebbero l’esclusione dall’accesso).

2. La disciplina antiriciclaggio e il titolare effettivo

La verifica del titolare effettivo è uno degli adempimenti più rilevanti prescritti dalla normativa antiriciclaggio a carico dei Soggetti Obbligati al fine di presidiare il rischio di infiltrazioni criminali nella compagine societaria, assicurando maggiore trasparenza sulle strutture di controllo delle società e di altri enti dotati di personalità giuridica. Dietro il velo della persona giuridica o altro ente assimilato ci sono persone fisiche nel cui interesse viene compiuta l’operazione, instaurato il rapporto contrattuale o resa la prestazione professionale.

Il titolare effettivo viene definito nel Dlgs AML (art. 1, comma 2 lett. pp) Dlgs AML) come la persona fisica, o le persone fisiche diverse dal cliente, nell’interesse della quale o delle quali, in ultima istanza, il rapporto continuativo è instaurato, la prestazione professionale è resa o l’operazione è effettuata. In base alla definizione richiamata il titolare effettivo di clienti diversi da persone fisiche deve necessariamente essere una o più persone fisiche.

Per poter individuare il titolare effettivo di clienti diversi da persone fisiche occorre fare riferimento ai criteri previsti dall’articolo 20 del Dlgs AML secondo cui:

• il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente ovvero il relativo controllo;
• nel caso in cui il cliente sia una società di capitali:

1. 1. costituisce indicazione di proprietà diretta la titolarità di una partecipazione superiore al 25% del capitale del cliente, detenuta da una persona fisica;
   2. costituisce indicazione di proprietà indiretta la titolarità di una percentuale di partecipazioni superiore al 25% del capitale del cliente, posseduto per il tramite di società controllate, società fiduciarie o per interposta persona;

• nei casi in cui l’esame dell’assetto proprietario non consenta di individuare in maniera univoca la persona fisica o le persone fisiche cui è attribuibile la proprietà diretta o indiretta dell’ente, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche cui, in ultima istanza, è attribuibile il controllo del medesimo in forza:

1. 1. del controllo della maggioranza dei voti esercitabili in assemblea ordinaria;
   2. del controllo di voti sufficienti per esercitare un’influenza dominante in assemblea ordinaria;
   3. dell’esistenza di particolari vincoli contrattuali che consentano di esercitare un’influenza dominante;

• nel caso in cui il cliente sia una persona giuridica privata, di cui al decreto del Presidente della Repubblica 10 febbraio 2000, n. 361, sono cumulativamente individuati, come titolari effettivi: i fondatori, ove in vita; i beneficiari, quando individuati o facilmente individuabili; i titolari di funzioni di direzione e amministrazione;
• qualora l’applicazione dei precedenti criteri non consenta di individuare univocamente uno o più titolari effettivi, il titolare effettivo coincide con la persona fisica o le persone fisiche titolari di poteri di amministrazione o direzione della società o del cliente diverso dalla persona fisica.

Il cliente dei Soggetti Obbligati (ad es. di un istituto di credito) è tenuto ai sensi dell’art. 22 Dlgs AML a fornire le informazioni necessarie per consentire al Soggetto Obbligato medesimo di poter espletare gli obblighi di adeguata verifica in conformità agli artt. 18 e 19 Dlgs AML. In tale ambito, ove il cliente sia una persona giuridica, le informazioni relative ai titolari effettivi sono acquisite (art. 22, comma 2 Dlgs AML) a cura degli amministratori (del cliente) richiedendole al titolare effettivo, individuato in conformità ai criteri (in precedenza richiamati) ai sensi dell’art. 20 Dlgs AML, nonché in base a quanto risultante dalle scritture contabili e dai bilanci, dal libro dei soci, dalle comunicazioni relative all’assetto proprietario o al controllo dell’ente, nonché dalle comunicazioni ricevute dai soci e da ogni altro dato a loro disposizione. L’inerzia o il rifiuto del socio senza alcuna giustificazione nel fornire agli amministratori le informazioni da questi ritenute necessarie per individuare il titolare effettivo ovvero l’indicazione di informazioni palesemente fraudolente rendono inesercitabile il relativo diritto di voto e comportano l’impugnabilità, a norma dell’art. 2377 c.c., delle deliberazioni assunte con il voto determinante del socio in questione.

L’errata acquisizione dei dati relativi ai propri titolari effettivi espone gli amministratori di società a reclusione da sei mesi a tre anni e alla multa da 10.000 a 30.000 euro ai sensi dell’art. 55, comma 3, del Dlgs AML, nel caso in cui gli amministratori comunichino ai Soggetti Obbligati ai fini dell’adeguata verifica, dati falsi o informazioni non veritiere sull’identità del titolare effettivo.

3. Soggetti obbligati all’invio al registro dei dati sulla titolarità effettiva

Il Registro dei titolari effettivi si compone di due sezioni: (i) una sezione autonoma contenente i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva di imprese dotate di personalità giuridica e di persone giuridiche private (art. 1, comma 2 lett. l) DM); e (ii) una sezione speciale cui confluiscono le informazioni e i dati relativi alla titolarità effettiva dei trust che producono effetti rilevanti a fini fiscali o istituti giuridici affini (art. 1, comma 2 lett. m) DM).

L’art. 21, comma 1 del Dlgs AML prevede che le imprese dotate di personalità giuridica tenute all’iscrizione nel Registro delle imprese ai sensi dell’articolo 2188 c.c. e le persone giuridiche private diverse dalle imprese di cui al DPR 361/2000, comunichino le informazioni relative ai propri titolari effettivi per via esclusivamente telematica e in esenzione da imposta da bollo al Registro delle imprese in apposita sezione autonoma. Analogo obbligo di comunicazione in apposita sezione speciale del Registro è previsto, ai sensi l’art. 21, comma 3 del Dlgs AML, per i trust che producono effetti rilevanti a fini fiscali o istituti giuridici affini.

In attuazione di quanto precede, l’art. 3, comma 1 DM prescrive di fornire le informazioni sulla titolarità effettiva nella sezione autonoma del Registro:

• agli amministratori[2] di tutte le imprese dotate di personalità giuridica quali: le spa, le srl (di ogni tipo ordinarie, semplificate, start up innovative), le società in accomandita per azioni, le società cooperative; restano invece escluse in quanto prive di personalità giuridica le società semplici, le società in nome collettivo, le società in accomandita semplice;
• al fondatore, se in vita, oppure ai soggetti cui è attribuita la rappresentanza e l’amministrazione delle persone giuridiche private (ad es. fondazioni, associazioni).

Ai sensi dell’art. 3, comma 2 DM è previsto che il fiduciario di trust che produce effetti rilevanti a fini fiscali o di istituti giuridici affini effettui la comunicazione dei dati sulla titolarità effettiva nella sezione speciale del Registro.

4. Comunicazione sulla titolarità effettiva

Secondo quanto disposto dall’art. 4, comma 1, lett. a) DM, tutti i soggetti, quali le imprese dotate di personalità giuridica, le persone giuridiche private, i trust e gli istituti giuridici affini tenuti a comunicare la titolarità effettiva, dovranno comunicare i dati identificativi e la cittadinanza delle persone fisiche indicate come titolare effettivo.

In aggiunta a quanto precede, i soggetti tenuti alla comunicazione trasmetteranno al Registro ulteriori dati e informazioni che differiscono in base al soggetto obbligato:

(i) le imprese dotate di personalità giuridica, oltre al titolare effettivo, dovranno comunicare:

• l’entità della partecipazione al capitale dell’ente della persona fisica indicata come titolare effettivo;
• ove il titolare effettivo non sia individuato in forza dell’entità della partecipazione, le modalità di esercizio del controllo ovvero, in ultima istanza, i poteri di rappresentanza legale, amministrazione o direzione dell’ente, esercitati dalla persona fisica indicata come titolare effettivo;

(ii) le persone giuridiche private, oltre al titolare effettivo, dovranno comunicare:

• il codice fiscale;

e (nel caso di prima comunicazione o di eventuali successive variazioni)

• la denominazione dell’ente;
• la sede legale e, ove diversa da quella legale, la sede amministrativa dell’ente;
• l’indirizzo di posta elettronica certificata;

(iii) i trust e istituti giuridici affini, oltre al titolare effettivo, dovranno comunicare:

• il codice fiscale;

e, nel caso di prima comunicazione o di eventuali successive variazioni:

• la denominazione del trust o dell’istituto giuridico affine;
• la data, il luogo e gli estremi dell’atto di costituzione del trust o dell’istituto giuridico affine.

Al momento della comunicazione al Registro tutti i soggetti tenuti a disvelare la titolarità effettiva possono inoltre eventualmente indicare lo status di controinteressato all’accesso della persona fisica indicata come titolare effettivo e delle ragioni eccezionali per le quali l’accesso esporrebbe il titolare effettivo ad un rischio di frode, rapimento, ricatto, estorsione, molestia, violenza o intimidazione, o nel caso il titolare effettivo sia un minore d’età o un incapace (cfr. art. 4, comma 1, lett. e) DM). Ove siano indicate circostanze eccezionali ai fini dell’esclusione dell’accesso, la Camera di commercio competente dovrà trasmettere la richiesta di accesso ricevuta da soggetti privati, secondo il disposto dell’art. 7, comma 3 DM, al controinteressato che potrà presentare una motivata opposizione. La Camera di commercio valuterà caso per caso le circostanze eccezionali indicate dal controinteressato, ai fini dell’esclusione dell’accesso.

L’interesse alla riservatezza da parte del controinteressato può essere fatto valere solo nei casi di accesso al Registro da parte del pubblico ai sensi dell’art. 7 DM. Non è prevista alcuna limitazione o esclusione all’accesso a vantaggio del controinteressato nei confronti delle Autorità preposte e dei Soggetti Obbligati.

La comunicazione delle informazioni al Registro delle Imprese sulla titolarità effettiva è resa mediante autodichiarazione ai sensi degli articoli 46 e 47 DPR 445/2000 di responsabilità e consapevolezza in ordine delle sanzioni previste dalla legislazione penale e dalle leggi speciali in materia di falsità degli atti e delle dichiarazioni rese (art. 3, comma 4 DM).

Le comunicazioni sia alla sezione autonoma che speciale del Registro (art. 3, comma 5 DM) potranno essere effettuate mediante compilazione telematica del modello di comunicazione unica di impresa di cui al decreto dirigenziale del MISE del 19 novembre 2009.

5. Termini per l’adempimento dell’obbligo di comunicazione

Il DM è entrato in vigore lo scorso 9 giugno, l’adempimento delle comunicazioni al Registro prescritte dal DM è subordinato tuttavia alla pubblicazione (cfr. art. 3, comma 6 DM) di ulteriori provvedimenti attuativi, tra cui, un decreto del Ministero dello Sviluppo Economico (“MISE”) che accerterà l’operatività del sistema di comunicazione dei dati e delle informazioni al Registro delle imprese. Tale provvedimento del MISE dovrebbe essere pubblicato entro 60 giorni dall’entrata in vigore del Decreto MEF (8 agosto p.v.) e successivamente all’adozione e all’entrata in vigore del decreto del MISE che fornirà le specifiche tecniche del formato elettronico della comunicazione unica d’impresa.

Entro il termine perentorio di 60 giorni successivi alla pubblicazione del provvedimento del MISE, tutti i soggetti obbligati saranno tenuti a comunicare al Registro imprese territorialmente competente i dati e le informazioni sui propri titolari effettivi (art. 3, comma 6 DM).

Ogni eventuale successiva variazione dei dati e delle informazioni sulla titolarità effettiva dovrà essere comunicata entro il termine perentorio di 30 giorni dal compimento dell’atto che dà luogo alla variazione (art. 3, comma 3 DM).

Le imprese dotate di personalità giuridica e le persone giuridiche private la cui costituzione sia successiva alla data di inizio operatività del DM, saranno tenute a effettuare la comunicazione sulla titolarità effettiva entro il termine perentorio di 30 giorni dall’iscrizione nei rispettivi registri (art. 3, comma 7 DM).

Nel caso di costituzione di trust e istituti affini in data successiva alla data di inizio di operatività del DM, la comunicazione sulla titolarità effettiva sarà dovuta entro il termine perentorio di 30 giorni dalla loro costituzione (art. 3, comma 7 DM).

I soggetti destinatari dell’obbligo di comunicazione al Registro devono infine confermare con cadenza annuale (art. 3, comma 3 DM) i dati e le informazioni sulla titolarità effettiva entro il termine perentorio di 12 mesi:

• dalla data della prima comunicazione; o
• in caso di variazioni, dalla data della relativa comunicazione; o
• dalla data dell’ultima conferma.

Le imprese dotate di personalità giuridica potranno effettuare tale conferma contestualmente al deposito del bilancio.

6. Sanzioni

In caso di omessa comunicazione da parte dei destinatari dell’obbligo di comunicazione al Registro, sarà il medesimo Registro territorialmente competente, secondo quanto disposto dall’art. 4, comma 2 DM, ad accertare la violazione dell’obbligo di comunicazione sulla titolarità effettiva e a irrogare la sanzione pecuniaria di cui all’art. 2630 c.c., che varia da euro 103 a euro 1.032 euro (cfr. art. 2630, comma 2 c.c.). Se la comunicazione avviene entro i 30 giorni successivi alla scadenza dei termini, la sanzione viene ridotta a 1/3.

7. Accesso ai dati e alle informazioni da parte dei soggetti obbligati

L’art. 6 DM dispone che i Soggetti Obbligati, previo accreditamento, hanno la facoltà e non l’obbligo di consultare il Registro dei titolari effettivi accedendo ai dati e alle informazioni disponibili nella sezione autonoma e nella sezione speciale del Registro al fine di acquisire da una fonte giuridica terza e indipendente i dati relativi alla titolarità effettiva a supporto degli adempimenti concernenti l’adeguata verifica della clientela.

Ove i Soggetti Obbligati rilevino difformità tra le informazioni indicate dai soggetti tenuti alla comunicazione sul titolare effettivo al Registro e quelle acquisite in occasione della adeguata verifica della propria clientela, saranno tenuti a segnalare tempestivamente tali differenze al Registro delle imprese ai sensi dell’art. 6, comma 5 DM.

La comunicazione al Registro di informazioni errate o false non è espressamente sanzionata, resta tuttavia l’applicazione della fattispecie incriminatrice prevista dall’art. 55, comma 3, Dlgs AML nel caso in cui i clienti forniscano dati falsi o non veritieri ai Soggetti Obbligati ai fini dell’adeguata verifica, come in precedenza ricordato.

[1] Come previsto dall’art. 1, comma 15, lett. c) della Direttiva UE 2018/843 (V Direttiva).

[2] Con poteri di rappresentanza.