Con Provvedimento del 31 maggio 2023 Banca d’Italia ha emanato le nuove disposizioni sulla segnalazione in materia di esternalizzazione di funzioni aziendali per gli intermediari vigilati.
L’obiettivo della segnalazione sull’esternalizzazione delle funzioni aziendali è raccogliere informazioni sui contratti di esternalizzazione degli intermediari vigilati, sui fornitori e subfornitori di servizi, nonché sul tipo di funzioni esternalizzate.
Questa raccolta di dati è finalizzata all’analisi e al monitoraggio dei rischi derivanti dall’utilizzo di terze parti per svolgere funzioni, servizi e attività proprie degli intermediari vigilati, al fine di garantire la stabilità degli intermediari stessi e del sistema bancario e finanziario.
Tali informazioni sono quindi fondamentali per l’esercizio dell’attività di vigilanza e sono rilevanti soprattutto per individuare e valutare eventuali situazioni di concentrazione di fornitori di servizi, in linea con le disposizioni europee.
La segnalazione riguarda principalmente il contratto di esternalizzazione, le informazioni sugli intermediari firmatari degli accordi e, se diversi, sugli intermediari che utilizzano i servizi forniti dai fornitori (utilizzatori), sui fornitori di servizi ai quali vengono affidate le funzioni aziendali e, se presenti, sugli eventuali subfornitori.
Queste istruzioni forniscono indicazioni per la compilazione annuale della segnalazione. La segnalazione è strutturata per fornire dati su sei principali elementi:
- Informazioni sul contratto: questo elemento comprende informazioni dettagliate riguardanti il contratto di esternalizzazione, come la durata, i termini di rinnovo e di preavviso, e il costo associato.
- Firmatario del contratto: si richiede di specificare gli intermediari firmatari del contratto di esternalizzazione.
- Utilizzatore del contratto: questo elemento riguarda gli intermediari che utilizzano i servizi forniti dai fornitori esternalizzati.
- Categoria della funzione esternalizzata: è necessario indicare la categoria o tipologia della funzione aziendale esternalizzata, ad esempio, l’area di attività corrispondente.
- Fornitore di servizi: vengono richieste informazioni sul fornitore di servizi esternalizzati, ovvero l’entità o l’azienda responsabile della prestazione dei servizi.
- Funzione essenziale o importante (FEI o FOI): si chiede la valutazione delle funzioni esternalizzate come essenziali o importanti. Si richiede di indicare la motivazione per questa classificazione, nonché informazioni sulla valutazione dei rischi associati, l’organo decisionale coinvolto nella decisione di esternalizzazione, le verifiche di audit effettuate e pianificate, il grado di sostituibilità del fornitore di servizi, e il paese in cui vengono erogati i servizi e conservati i dati.
Le disposizioni sulla segnalazione sull’esternalizzazione delle funzioni aziendali degli intermediari vigilati entrano in vigore il giorno successivo a quello della sua pubblicazione sulla Gazzetta Ufficiale.
