Pubblicato nella Gazzetta Ufficiale n. 251 del 25 ottobre 2024 il decreto del Ministero delle Imprese e del Made in Italy del 17 settembre 2024, n. 159, recante il regolamento di attuazione dell’art. 4, c. 6 del D. Lgs. 219/2016, relativo alla formazione e gestione del fascicolo informatico d’impresa.
Si ricorda che il fascicolo informatico d’impresa è l’aggregazione documentale informatica strutturata e univocamente identificata, contenente tutti i documenti, come definiti dall’art. 1, c. 1, lett. o), di ciascuna impresa e di ciascun soggetto economico: il fascicolo, unico per ciascuna impresa iscritta o annotata nel registro delle imprese e per i soggetti economici iscritti nel REA, è tenuto dalla camera di commercio territorialmente competente, unitamente al REA, ed è a questo informaticamente collegato.
Il decreto, in particolare, reca la definizione dei termini e delle modalità operative di alimentazione del fascicolo informatico d’impresa, nonché delle modalità e dei limiti di accesso alle relative informazioni da parte dei soggetti pubblici e privati interessati.
In sintesi, queste le tematiche principali relative al fascicolo informatica d’impresa disciplinate dal decreto:
- l’alimentazione del fascicolo informatico d’impresa: il fascicolo è alimentato dal SUAP e dai responsabili del procedimento delle amministrazioni di cui all’art. 1, comma 1, lett. f) nonché dalle amministrazioni che effettuano i controlli
- la tassonomia dei documenti: la nuova formulazione del comma 2 ascrive alle Camere di commercio- alle quali è assegnata la gestione del fascicolo informatico- il compito di verificare costantemente l’adeguatezza della tassonomia e la sua rispondenza alle esigenze dei soggetti che alimentano il fascicolo o lo consultano trasmettendo, con cadenza annuale, una relazione al Ministero
- la conservazione dei documenti: i documenti devono essere conservati nel fascicolo, da parte della camera di commercio territorialmente competente, a tempo indeterminato; dopo il decorso del tempo necessario al conseguimento delle finalità per le quali essi sono trattati nel fascicolo informatico, sulla base del termine di cui all’art. 7, c. 2, i documenti presenti nel fascicolo relativo ad una impresa individuale sono cancellati, mentre nei restanti casi i dati personali in essi presenti sono anonimizzati
- la consultazione dei privati: l’art. 7 disciplina le condizioni per la consultabilità, da parte dei privati, dei documenti presenti nel fascicolo, prevedendone in linea generale l’ammissibilità “a tempo indeterminato”, salva diversa indicazione nell’ambito del rispetto del regolamento GDPR e del codice in materia di protezione dei dati personali
- il trattamento dei dati personali: il decreto individua nei SUAP e nelle amministrazioni responsabili dei procedimenti i titolari del trattamento effettuato per le operazioni di alimentazione; nelle medesime amministrazioni responsabili del procedimento e nei privati i titolari del trattamento dei dati personali, acquisiti dal fascicolo; nella camera di commercio il titolare del trattamento dei dati, acquisiti e conservati nel fascicolo