In consultazione fino al 10 novembre 2020 sul sito del Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti ed Esperti contabili la bozza dei Principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate. Si precisa che la nuova versione sostituirà quella pubblicata nel 2015 a decorrere dal 1° gennaio 2021 e, fatte salve le disposizioni di legge o regolamentari che disciplinano specifici settori di attività o mercati regolamentati, troverà applicazione nei confronti dei componenti del Collegio sindacale di tutte le società e del sindaco unico di s.r.l. che non siano stati incaricati dalla società di effettuare anche la revisione legale.
Il documento in consultazione si caratterizza, inter alia, per una rinnovata attenzione alla tematica della centralità dell’informazione, ponendosi dunque in continuità con la consapevolezza, avvertita già dal legislatore della riforma, dell’importanza dei flussi informativi endosocietari, coerentemente con le posizioni della più accreditata dottrina giuridica ed economica che come noto considera il tema dell’informazione endosocietaria (in tutte le sue articolate declinazioni, intraorganica e interorganica) uno degli snodi più significativi di Corporate Governance.
Le direttrici attorno alle quali si sviluppa questa condivisibile attenzione al tema della circolazione delle informazioni sono molteplici.
Tra le novità più significative, si registra la revisione della norma sulla partecipazione alle riunioni del Consiglio di amministrazione o del comitato esecutivo, con l’espressa previsione in capo al Presidente del Consiglio di amministrazione dell’obbligo di fornire adeguate informazioni ai sindaci sulle materie che costituiranno oggetto di valutazione e deliberazione da parte dei consiglieri. In particolare, al fine di consentire una consapevole e proattiva partecipazione dei membri del Collegio sindacale alle riunioni del Consiglio di amministrazione e del Comitato esecutivo, è espressamente previsto che gli stessi ricevano adeguate informazioni “contestualmente” agli amministratori. È noto infatti che il legislatore prescrive, all’art. 2381 c.c., che adeguate informazioni sulle materie all’ordine del giorno vengano fornite a tutti i consiglieri, senza tuttavia citare i sindaci; la norma dei Principi di comportamento interviene quindi su una lacuna di particolare rilevanza.
Tra i criteri applicativi, è altresì indicata l’opportunità che i Sindaci, anche individualmente, chiedano che il Presidente del Consiglio di Amministrazione invii la documentazione di supporto alle decisioni poste all’ordine del giorno contestualmente all’avviso di convocazione e, pertanto, con anticipo rispetto alle relative riunioni, dando quindi una rilevante indicazione per la soluzione delle molteplici questioni che spesso sorgono in seno ai consigli di amministrazione in ipotesi di ritardata trasmissione delle informazioni e della documentazione a supporto della trattazione dei punti all’ordine del giorno, che siano tali da consentire di agire e deliberare in modo informato.
Viene quindi recepito il principio che riconosce nella circolazione di informazioni adeguate tra organi – adeguatezza da valutarsi sia sotto il profilo quantitativo e qualitativo, relativo cioè alla comprensibilità, pertinenza e sinteticità dei dati trasferiti, sia sotto quello temporale, nel senso cioè della sua congrua anticipazione – uno strumento imprescindibile della governance societaria per l’assunzione di decisioni imprenditoriali ponderate e coerenti con il principio di corretta amministrazione
Le nuove Norme, nel solco del principio sopra richiamato, chiariscono che le decisioni degli amministratori, laddove assunte in carenza di adeguata informazione, “incidono sulla dinamica consiliare e sul conseguente processo decisionale, potendo investire la modalità procedurale di assunzione delle delibere e, quindi, la stessa legalità dell’attività gestionale”, arrivando ad affermare che “I sindaci dovranno valutare se la gestione dei flussi informativi assumerà rilievo in termini di invalidità”.
La nuova rilevanza attribuita ai flussi informativi anche dai Principi di comportamento del Collegio sindacale di società non quotate informa altresì la sezione dedicata ai poteri/doveri di reazione del Collegio sindacale a fronte di atti di mala gestio, gravi irregolarità ed omissioni degli amministratori.
In particolare, l’assenza di informazioni rilevanti e di adeguati flussi informativi è stata inclusa nel novero dei fatti censurabili che impongono al Collegio sindacale di attivare i propri poteri/doveri di reazione affinché siano prontamente adottate dal Consiglio di Amministrazione delle azioni correttive e, in difetto, affinché sia convocata l’Assemblea dei soci. Allo stesso modo, il Collegio sindacale è legittimato a presentare denunzia al Tribunale ai sensi dell’art. 2409 c.c. laddove abbia riscontrato o abbia ragionevoli motivi per sospettare che l’organo amministrativo stia compiendo o abbia compiuto gravi irregolarità che possano arrecare danno alla società, dovendosi intendere per irregolarità anche gravi inadeguatezze dei flussi informativi.
Oltre agli interventi volti a meglio precisare gli specifici flussi informativi da instaurare con il soggetto incaricato della revisione legale dei conti, si segnala altresì l’introduzione della norma sul segreto dei sindaci e sugli obblighi di riservatezza in cui viene precisato che, nell’adempimento dei propri poteri/doveri, il Collegio sindacale ha il diritto di ottenere informazioni su ogni questione attinente la gestione e l’amministrazione della società, senza che gli amministratori possano rifiutarsi di fornire informazioni a fronte delle richieste informative formulate, ovvero frapporvi ostacoli.
Le novità sopra richiamate, tra le tante apportate dal documento in bozza, sia in termini di introduzione di nuove norme, sia in termini di revisioni di quelle preesistenti, rappresentano ad avviso di chi scrive un importante contributo verso l’istituzionalizzazione di un sistema di flussi informativi interorganici e intraorganici con auspicabili conseguenze virtuose non solo internamente all’impresa, ma anche sul mercato, a beneficio di tutti i soggetti inclusi nella nozione di stakeholders.
Invero, l’efficacia e l’efficienza di una società sono fortemente condizionate proprio dalla condivisione delle informazioni su cui si basa il processo decisionale nelle sue diverse articolazioni. A ciò si aggiunga che innegabilmente il concetto di “controllo”, compendiandosi in un’attività di monitoraggio sull’esercizio di determinate funzioni e sul conseguente svolgimento di determinate attività e/o sul compimento di determinati atti e operazioni, ruota in modo centrale e decisivo proprio sulla circolazione/acquisizione di informazioni relative alle funzioni sottoposte a supervisione e sulle attività e/o sugli atti e le operazioni posti in essere.