A distanza di 5 mesi dall’adozione del decreto del Ministro dell’Economia e delle Finanze n. 169/2020 sui requisiti di idoneità degli esponenti delle banche e degli altri intermediari regolati dal TUB (di seguito anche Regolamento), Banca d’Italia, ha emanato in data 5 maggio 2021 le “Disposizioni di Vigilanza in materia di procedura di valutazione dell’idoneità degli esponenti di banche, intermediari finanziari, istituti di moneta elettronica, istituti di pagamento e sistema di garanzia dei depositanti” (di seguito anche Disposizioni) disciplinanti il rinnovamento degli aspetti procedurali connessi e funzionali alla valutazione dei requisiti di idoneità da parte della Vigilanza.
La responsabilità circa la corretta individuazione di esponenti idonei ad assicurare un’adeguata composizione quali-quantitativa degli organi di amministrazione e controllo è attribuita all’intermediario, il quale, ha l’onere di garantire il rispetto dei requisiti, non solo in fase di nomina, ma per tutta la durata dell’incarico.
Con riferimento alle procedure di verifica di idoneità, le disposizioni disciplinano tre differenti condizioni i) procedura per la valutazione degli esponenti in caso di nomina assembleare; ii) procedura per la valutazione degli esponenti la cui nomina non spetta all’assemblea e dei responsabili delle principali funzioni aziendali; iii) procedura per la valutazione dell’idoneità dei componenti supplenti dell’organo di controllo. In ognuna delle suddette circostanze sono stati altresì formalizzati gli obblighi di informativa e comunicazione con Banca d’Italia.
Con riferimento al caso di nomina dell’esponente da parte dell’assemblea, la valutazione dell’idoneità dei requisiti è condotta dall’organo competente entro i 30 giorni successivi alla nomina stessa. L’organo competente deve dichiarare l’esito positivo della valutazione o la decadenza d’ufficio dell’esponente o adotta, se ammesso, eventuali misure correttive. Inoltre, in relazione alle nomine degli esponenti di banche e società capogruppo di gruppi bancari[1], in aggiunta alla valutazione dell’idoneità del singolo esponente deve essere valutata anche l’adeguatezza della composizione collettiva dell’organo di appartenenza, tenuto conto naturalmente sia delle nuove nomine sia della preventiva identificazione della composizione quali-quantitativa ritenuta ottimale. Spetta agli esponenti fornire la documentazione comprovante la propria idoneità – anche attraverso dichiarazioni sostitutive – all’organo competente che ne valuta la completezza, accuratezza e attendibilità. Tutte le analisi, valutazioni e considerazioni effettuate, nonché le giustificazioni che hanno condotto alla valutazione di idoneità, dovranno essere collezionate all’interno del verbale della riunione dell’organo competente ed inviate a Banca d’Italia entro 30 giorni[2] dalla finalizzazione della valutazione. La Vigilanza valuterà l’idoneità degli esponenti e il rispetto dei limiti al cumulo degli incarichi e potrà comunicare l’eventuale decadenza per difetto entro 120 giorni (prima erano 60) dalla ricezione dello stesso verbale di valutazione.
Nei casi in cui la nomina degli esponenti non spetti all’assemblea e nel caso di nomina dei responsabili delle principali funzioni aziendali, la valutazione dell’idoneità dovrà essere condotta, invece, preventivamente alla nomina. Anche in questo caso la valutazione è svolta dall’organo competente e copia del verbale viene trasmessa alla Banca d’Italia. Pertanto, l’esponente o il responsabile, potrà essere nominato soltanto dopo la ricezione della comunicazione dell’esito positivo della valutazione condotta dall’Autorità di Vigilanza, entro il limite temporale massimo di 90 giorni. Solo in casi eccezionali di urgenza[3],opportunamente valutati e motivati nel verbale della riunione dell’organo competente, la nomina dell’esponente o del responsabile può essere effettuata anche prima della valutazione di idoneità dei requisiti condotta dall’organo competente. Di conseguenza, si applicheranno le disposizioni previste per la procedura di valutazione dell’idoneità degli esponenti in caso di nomina assembleare.
Il Regolatore ha poi previsto un processo – ad hoc – per la valutazione dell’idoneità dei requisiti dei sindaci supplenti, secondo il quale l’organo competente è chiamato a fare un’unica valutazione al momento della nomina a sindaco supplente. Ciò significa che non sarà necessario ripetere la valutazione al momento dell’eventuale assunzione della carica di componente effettivo dell’organo, ma solo in caso di eventi sopravvenuti che potrebbero essere rilevanti per la rivalutazione delle verifiche condotte. L’intermediario ha l’obbligo di comunicare entro 30 giorni alla Banca d’Italia il subentro del componente supplente quale nuovo componente effettivo dell’organo, unitamente all’eventuale previsione di misure correttive definite al momento della nomina ivi inclusa, a titolo esemplificativo, la rinuncia ad eventuali ulteriori incarichi al fine di assicurare il rispetto dei limiti al cumulo degli stessi sulla base delle previsioni applicabili alla singola casistica. Banca d’Italia precisa, tuttavia, che, nel caso di eventi sopravvenuti che incidono sulla disponibilità di tempo o sul rispetto dei limiti al cumulo degli incarichi del componente supplente, gli stessi potranno essere valutati al momento dell’eventuale subentro come componente effettivo e comunque non oltre 30 giorni dalla data del subentro stesso.
Le Disposizioni di Banca contengono, altresì, le procedure di verifica di idoneità nei casi di assunzione di un incarico non esecutivo aggiuntivo, eventi sopravvenuti, rinnovi, sospensione dagli incarichi.
In particolare, nel caso di assunzione di incarico non esecutivo aggiuntivo derivante dalla nomina ad esponente di una banca, la valutazione deve essere svolta nell’ambito della relativa valutazione di idoneità, nel rispetto delle procedure previste per i casi di valutazione di esponenti di nomina assembleare o per gli esponenti la cui nomina non spetta all’assemblea. Nel caso di esponente già in carica che intenda assumere altro incarico non esecutivo aggiuntivo, l’intermediario trasmette alla Banca d’Italia copia del verbale della riunione dell’organo competente con cui è valutato il rispetto di quanto previsto dagli articoli 18 “Esenzioni e modalità di aggregazione degli incarichi” e 19 “Assunzione di un incarico non esecutivo aggiuntivo” del Regolamento. Non oltre i successivi 60 giorni Banca d’Italia comunicherà l’esito della valutazione e, se positivo, l’esponente potrà assumere l’incarico. In questo caso, l’assunzione dell’incarico non esecutivo aggiuntivo deve essere comunicato dall’intermediario alla Banca d’Italia entro 5 giorni. Se l’esponente assume l’incarico nonostante persistano motivi ostativi rappresentati dalla Banca d’Italia, entro 30 giorni dalla comunicazione di assunzione dell’incarico la stessa può avviare un procedimento d’ufficio volto a pronunciare la decadenza ai sensi dell’articolo 26 TUB. Tale procedimento si concluderà comunque entro ulteriori 30 giorni.
Nel caso in cui si verificassero circostanze rilevanti per la valutazione dell’idoneità dell’esponente che potrebbero anche solo incidere sulla situazione dell’esponente o del responsabile, sul ruolo da questi ricoperto o sulla composizione collettiva dell’organo,gli organi competenti effettuano la valutazione dell’idoneità degli esponenti e dei responsabili interessati ex novo, ma solo limitatamente ai profili sui quali gli eventi rilevanti incidono, nonché la valutazione di adeguatezza della propria composizione collettiva e del rispetto dei limiti al cumulo degli incarichi. Tale valutazione deve avvenire entro 30 giorni dalla comunicazione dell’interessato o dal momento in cui l’organo competente è venuto a conoscenza dell’evento sopravvenuto rilevante. Copia del verbale della riunione sarà trasmessa alla Banca d’Italia entro i successivi 30 giorni[4].
Diversamente, in occasione dei rinnovi successivi alla prima nomina, non sarà necessaria una nuova valutazione dell’idoneità, fatto salvo il caso in cui ricorrano eventi sopravvenuti rilevanti per la valutazione dell’idoneità dell’esponente.
Resta fermo che nel caso in cui l’esponente si trovasse in una delle situazioni di sospensione dall’ incarico indicate nell’articolo 6, commi 1 e 2 del Regolamento, lo stesso esponente fornisca comunicazione senza indugio all’organo competente.
Le procedure di cui sopra entreranno in vigore il 1 luglio 2021 e si applicheranno alle nomine effettuate successivamente a tale data. Nel caso di nomine effettuate tra il 30 dicembre 2020 (data di entrata in vigore del Regolamento MEF n. 169/2020) ed il 1 luglio 2021, tali procedure si applicheranno solo con riferimento alle seguenti casistiche: i) valutazione dell’idoneità dei componenti supplenti dell’organo di controllo, ii) assunzione di un incarico non esecutivo aggiuntivo, iii) eventi sopravvenuti e rinnovi, iv) sospensione dagli incarichi.
[1] Ai sensi dell’art. 2, comma 3, del Regolamento MEF n° 169/2020, agli esponenti degli intermediari finanziari, degli istituti di moneta elettronica e degli istituti di pagamento non si applicano gli articoli 11 e 12 dello stesso Regolamento.
[2] 50 giorni per banche di credito cooperativo appartenenti a un gruppo bancario cooperativo
[3] Rappresentano casi eccezionali di urgenza, ad esempio, l’approvazione di delibere consiliari su operazioni non rinviabili per le quali sono richiesti quorum deliberativi rafforzati o qualificati, non conseguibili in assenza di uno o più esponenti; la cessazione inattesa della carica di un responsabile di una funzione aziendale di controllo e l’esigenza di provvedere celermente alla sua sostituzione in relazione a criticità connesse con l’esercizio della funzione stessa.
[4] 50 giorni per banche di credito cooperativo appartenenti a un gruppo bancario cooperativo
