A seguito di incontri avvenuti tra l’IVASS e il mercato tra luglio e novembre 2021 ed in attesa di una più ampia revisione della disciplina della distribuzione (ri)assicurativa sono stati pubblicati dall’IVASS in data 23 dicembre 2021 alcuni chiarimenti sull’applicazione di talune disposizioni del Regolamento 40/2018.
1. Registrazioni telefoniche in caso di distribuzione effettuata parzialmente tramite mezzi di comunicazione a distanza
I distributori sono obbligati a registrare le conversazioni telefoniche ai sensi dell’art. 83 del Regolamento 40/2018 solo quando la distribuzione è effettuata interamente con mezzi di comunicazione a distanza, e non anche nei casi in cui, per l’effettiva organizzazione dell’intermediario, le fasi del processo di promozione e collocamento si svolgono normalmente di persona.
Sono comunque confermati gli obblighi di registrazione per i prodotti di investimento assicurativi (IBIP) anche rispetto a clienti potenziali.
2. Conservazione delle conversazioni telefoniche in caso di mancato perfezionamento del contratto assicurativo
Nei casi in cui un contratto assicurativo non sia stato concluso, la data di inizio del periodo di conservazione delle registrazioni telefoniche ai sensi degli articoli 83, comma 2 bis, e 67 del Regolamento 40/2018 bis (ovvero per tutta la durata del rapporto o per il maggior periodo previsto dalle disposizione di legge applicabili e comunque per un termine di 5 anni dalla cessazione del rapporto) coincide con la data dell’ultima registrazione o comunicazione elettronica.
3. Controllo da parte delle imprese dei requisiti di professionalità ed onorabilità degli intermediari
L’articolo 46, comma 1, lettera a), del Regolamento 40/2018 impone alle imprese di assicurazione di predisporre policy interne volte a garantire il rispetto dei requisiti di professionalità ed organizzativi, compresi quelli di onorabilità, di coloro che svolgono l’attività di distribuzione direttamente e tramite reti di distribuzione. IVASS ha chiarito che, con particolare riferimento ai broker, le azioni di monitoraggio svolte dalle imprese di assicurazione ai sensi dell’articolo 46, paragrafo 4, del Regolamento n. 40/2018 dovranno tenere conto che i broker agiscono per conto del cliente e senza alcun potere di vincolare gli assicuratori. Pertanto, l’articolo 46, commi 1 e 4, non autorizza le imprese a introdurre procedure pervasive (quali, ad esempio, ispezioni) che non siano coerenti con l’indipendenza e l’autonomia dei broker. Il controllo dei requisiti di professionalità e onorabilità dei broker può quindi basarsi su autodichiarazioni in linea con il DPR n. 445 del 2000 e in linea con le best practice del mercato.
4. Relazione sul controllo delle reti distributive
E’ stato confermato che la relazione sul controllo delle reti distributive per l’esercizio 2021 dovrà essere predisposta dall’ufficio compliance delle imprese e continua ad applicarsi il provvedimento n. 2743 del 27 ottobre 2009. Pertanto, la relazione dovrà essere presentata all’IVASS entro sessanta giorni dalla fine dell’anno solare.
5. Consegna della documentazione precontrattuale
La documentazione precontrattuale prevista dal Regolamento n. 41/2018 può essere consegnata ai contraenti in forma digitale, nel rispetto di quanto previsto dall’art. 4 del medesimo Regolamento che, ai sensi dell’art. 56 del Regolamento n. 40/2018, prescrive che gli obblighi di consegna della documentazione precontrattuale devono essere assolti con le modalità di cui all’art. 120-quater del Codice, ossia su supporto cartaceo o, previo consenso del contraente, su altro supporto durevole. Il contraente può scegliere una modalità di comunicazione anche rispetto a eventuali contratti successivi stipulati con la stessa impresa, ferma restando la possibilità di modificare la scelta in qualsiasi momento (cfr. art. 4 del reg. 41/2018 e art. 61 del reg. 40/2018). Il distributore tiene traccia della scelta effettuata dal contraente e informa quest’ultimo della possibilità di modificarla in qualsiasi momento.
6. POG
Ai sensi dell’articolo 9, paragrafo 3, lettera f), del Regolamento 45/2020 in materia di POG, l’impresa ha la facoltà di interrompere il rapporto con un distributore qualora, a seguito dell’attività di monitoraggio, siano emersi casi di “maggiore gravità”. L’IVASS ha chiarito che tra i “casi di maggiore gravità” rientrano, a titolo meramente esemplificativo, i seguenti: (i) ripetute violazioni dell’art. 11, par. 4 (i.e. vendita di prodotti a clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo) o 5 (i.e. mancata informazione all’impresa di vendite effettuate al di fuori del mercato di riferimento) del Regolamento 45/2020; (ii) più in generale, ripetute violazioni degli obblighi di condotta imposti agli intermediari dal Regolamento 45/2020.
7. Distributori che operano in regime di libertà di stabilimento o libera prestazione di servizi e POG
L’art. 11, comma 6, del Regolamento n. 45/2020 prevede che i distributori FOE e FOS devono conformormarci con la normativa europea e italiana in materia di POG, ivi incluse del disposizioni che richiedono che i prodotti assicurativi rispondano alle esigenze, alle caratteristiche e agli obiettivi del mercato di riferimento effettivo.
L’IVASS ha chiarito che (i) le norme italiane cui fa riferimento l’art. 11, comma 6, del Regolamento n. 45/2020 sono le norme di interesse generali in materia che si applica alle imprese estere che operano in Italia; (ii) il divieto di distribuzione ai clienti che rientrano nel mercato di riferimento negativo di cui all’art. 11 del Regolamento IVASS n. 45/2020 è applicabile qualora il produttore, autorizzato ad operare in Italia, abbia individuato gruppi di clienti le cui esigenze, caratteristiche e obiettivi non sono coerenti con il prodotto assicurativo individuato.
8. Mercato di riferimento effettivo e mercato di riferimento negativo effettivo.
L’IVASS ha chiarito che gli intermediari non sono tenuti a comunicare all’impresa il mercato di riferimento effettivo ed il mercato di riferimento negativo effettivo di ciascun prodotto se – sulla base dell’esame della propria clientela – risulta che tali mercati coincidono con quelli individuati dall’impresa di assicurazione. In ogni caso, l’intermediario informa tempestivamente l’impresa se il mercato di riferimento effettivo e il mercato di riferinento effettivo negativo non coincidono più.
9. Comunicazioni all’IVASS relative alle partecipazioni e agli stretti legami
L’IVASS ha chiarito che l’obbligo di comunicazione delle partecipazioni e degli stretti legami – previsto dall’art. 109, comma 4-sexies, del Codice delle assicurazioni – sussiste anche nel caso in cui tali partecipazioni e stretti legami non impediscano l’esercizio del potere di vigilanza da parte dell’autorità di vigilanza.
