1. Premessa
In data 28 febbraio 2018 il Consiglio Nazionale dei Dottori Commercialisti e degli Esperti Contabili (CNDCEC) ha posto in pubblica consultazione un’edizione aggiornata delle “Norme di comportamento del collegio sindacale di società quotate” (cfr. contenuti correlati) risalenti al 2015. La consultazione è aperta sino al 15 marzo 2018.
Rispetto alla versione del 2015, la struttura delle “norme” è rimasta pressoché immutata atteso che – in linea con l’intelaiatura tipica dei codici di condotta in materia di corporate governance – continua a comporsi di tre distinte sezioni: (i) i princîpi, il cui contenuto mira a indirizzare l’attività dell’organo di controllo, (ii) i criteri applicativi, in cui vengono indicate soluzioni e modalità operative per adeguare l’attività dell’organo ai princîpi, e (iii) il commento, ove sono contenute note esplicative in relazione alle prescrizioni recate dai princîpi e dalla normativa applicabile.
2. Natura delle norme di comportamento
Le norme in commento rappresentano uno strumento di natura tecnica e deontologica volto a raccomandare, ai sindaci di società quotate, il comportamento professionale reputato più appropriato alla natura dell’incarico assunto, tenuto conto del contesto di riferimento.
Si tratta, dunque, di norme di soft low, riconducibili alla categoria dei consigli (e non dei comandi), con la conseguenza che il destinatario della raccomandazione rimarrà libero di valutare se conformarvisi o meno, trovandosi «in quella situazione che i giuristi chiamano “facoltà”» [1].
3. Le principali novità del documento in consultazione
Talune fra le norme di comportamento in esame sono oggetto di una proposta di modifica e aggiornamento, propedeutica ad adeguarne i contenuti per adattarsi al mutato contesto normativo e fattuale in cui le società quotate si trovano oggigiorno ad operare [2].
In primo luogo, l’intervento del CNDCEC ha comportato l’introduzione di una nuova norma (i.e., la Q.1.1.) in materia di autovalutazione dei sindaci (su cui si veda infra). Significativi paiono anche gli interventi relativi al ruolo che il collegio sindacale ricopre quale comitato per il controllo interno e la revisione contabile degli enti di interesse pubblico (in particolare si vedano le norme Q.3 – Q.5).
Nel documento di consultazione è stata inoltre sottolineata la rilevanza che rivestono l’ordinaria collaborazione e il continuo scambio di informazioni tra il collegio sindacale e le funzioni aziendali che assolvono specifici compiti di controllo interno, i comitati endo-consiliari e, in particolare, il comitato controllo e rischi (laddove istituito); ciò in linea con quanto previsto nel commento all’art. 8 del Codice di Autodisciplina delle società quotate di Borsa Italiana S.p.A. (edizione Luglio 2015).
Peraltro, considerato che il collegio sindacale ricopre un ruolo centrale nel sistema di vigilanza degli emittenti quotati (cfr. commento all’art. 8 del Codice di Autodisciplina delle società quotate di Borsa Italiana S.p.A.) – alla luce di quanto previsto dall’art. 149 del Testo Unico sulla Finanza [2] e dall’art. 19 del D.lgs. n. 39/2010 [3] – le norme in consultazione dedicano peculiare attenzione all’attività di vigilanza dei sindaci sull’adeguatezza e sul funzionamento del sistema di controllo interno e gestione dei rischi dell’emittente.
4. L’autovalutazione dei sindaci
Particolarmente significativa appare la Norma Q.1.1. che introduce l’autovalutazione dei sindaci. Si tratta di un procedimento che il CNDCEC raccomanda di effettuare già nel corso della prima riunione di insediamento dell’organo di controllo, e successivamente con periodicità almeno annuale. Ciò con l’obiettivo di verificare il corretto ed efficace funzionamento dell’organo di controllo e la sua adeguata composizione.
La novità in esame trae spunto dalla regolamentazione e dalla prassi relative alle istituzioni finanziarie, esplicitando il principio organizzativo secondo cui è necessario che l’organo di controllo si sottoponga, assumendone diretta responsabilità, ad un periodico processo di valutazione in merito alla ricorrenza – e alla permanenza – dei requisiti di idoneità dei componenti nonché alla correttezza ed efficacia del proprio funzionamento.
Nello specifico, nell’impostazione raccomandata dal CNDCEC, già nel corso della prima riunione di insediamento il collegio sindacale stabilisce i criteri e le modalità per poter eseguire periodicamente l’autovalutazione, attraverso un procedimento di tipo istruttorio e valutativo al contempo.
Ebbene, nel corso dell’istruttoria il collegio sindacale potrà richiedere informazioni e dati attinenti ai profili qualitativi e quantitativi che caratterizzano la composizione dell’organo di controllo nonché al suo effettivo funzionamento. I dati e le informazioni che il CNDCEC raccomanda di acquisire riguardano, inter alia, i requisiti di professionalità, competenza, esperienza e indipendenza dei sindaci, le informazioni in merito al rispetto della normativa sul cumulo degli incarichi e sulla disponibilità di tempo dedicato allo svolgimento dell’incarico. Inoltre, si ritiene opportuno che il collegio sindacale richieda informazioni utili per valutare la funzionalità e la qualità dei flussi informativi tra l’organo di controllo e l’organo amministrativo, il comitato rischi, le funzioni di controllo e il revisore legale o la società di revisione.
A tale fase istruttoria segue quella propriamente valutativa, nell’ambito della quale, sulla base delle informazioni ricevute e dei dati acquisiti, il collegio sindacale pondera i requisiti di professionalità, competenza, esperienza e indipendenza, il numero di incarichi ricoperti, la disponibilità di tempo di ciascun sindaco e, più in generale, l’adeguatezza della composizione del Collegio con riferimento alle quote di genere e all’età dei componenti (oltre all’adeguatezza e alla tempestività delle informazioni scambiate).
Terminata la fase valutativa, laddove venissero riscontrate anomalie ovvero criticità, il collegio sindacale dovrebbe richiedere al sindaco interessato di adottare specifiche misure correttive per fare fronte a quanto sopra ovvero di rinunciare all’incarico. Tra le misure correttive menzionate dal CNDCEC sono incluse: (i) l’individuazione di percorsi di formazione specifica e aggiornamento delle competenze; (ii) l’individuazione e il periodico monitoraggio di relazioni rilevanti intrattenute, direttamente e indirettamente, con la società o con altra società del gruppo dal sindaco medesimo o da altro professionista appartenente alla stessa rete; (iii) la modifica, la limitazione o la cessazione di taluni incarichi che non consentano al sindaco di dedicare alla carica in corso tempo e risorse adeguati. Il collegio discute tali questioni col sindaco interessato e verifica senza soluzione di continuità l’efficacia delle misure adottate.
Nei casi in cui il collegio ritenga che le misure intraprese dal sindaco non siano adeguate, dovrà accertare la decadenza del sindaco in questione e poi comunicare la decisione al consiglio di amministrazione affinché questo la dichiari, provvedendo agli adempimenti necessari al subentro del sindaco supplente ovvero, in difetto, alla convocazione dell’assemblea per la sostituzione del sindaco decaduto.
Laddove dalle verifiche effettuate risultino carenze nel funzionamento dell’organo rispetto alla pianificazione iniziale (Norma Q.2.1.), il collegio è chiamato a deliberare le misure correttive che intende intraprendere al fine di garantire un efficace svolgimento della funzione di vigilanza nel rispetto dello statuto, delle disposizioni di legge e regolamentari.
Il processo di autovalutazione potrà comportare anche l’eventuale individuazione dei profili attinenti alle politiche in materia di diversità applicate in relazione alla composizione degli organi di amministrazione, gestione e controllo, relativamente ad aspetti quali l’età, la composizione di genere e il percorso formativo e professionale, dei quali l’emittente deve dare comunicazione nell’ambito della relazione annuale in materia di governo societario e assetti proprietari ex art. 123-bis, comma 2, lett. d-bis), del Testo Unico sulla Finanza [4].
Il processo di autovalutazione dovrà risultare da apposito verbale del collegio sindacale; il suo esito è formalizzato in un apposito documento (la “relazione di autovalutazione”) che dovrà essere trasmesso al consiglio di amministrazione e, ove previsto dalla normativa, anche alle autorità di vigilanza competenti.
Gli esiti dell’autovalutazione dovranno poi essere riassunti in un apposito paragrafo della relazione da proporre all’assemblea in occasione dell’approvazione del bilancio di esercizio ai sensi dell’art. 2429 c.c.
5. Comply or explain
Il processo di autovalutazione si basa sul principio del comply or explain, ampiamente diffuso nella regolamentazione nazionale e internazionale, ad esempio in tema di governo societario, che riguarderà i singoli componenti e l’organo nella sua totalità. Il richiamo esplicito al principio comply or explain si spiega in considerazione del fatto che, in generale, il pieno rispetto delle raccomandazioni può trasmettere un messaggio positivo al mercato, ma non sempre può rappresentare il miglior metodo applicabile nel caso concreto. L’approccio comply or explain, pertanto, offre la necessaria flessibilità anche ai sindaci consentendo loro di svolgere il proprio incarico tenendo in considerazione le dimensioni, la struttura societaria e le specificità settoriali [5].
[1] In questi termini, in luogo di molti, N.Bobbio, Comandi e consigli, in Riv. trim. dir. e proc. civ., 1961, 369 ss., ora in Studi per una teoria generale del diritto, a cura di T.Greco, Torino, Giappichelli, 2012, 47, da cui si cita.
[2] Cfr. N.Cavalluzzo e A.Montinari, Per i sindaci delle quotate necessaria l’autovalutazione, in IlSole24ore, 2 marzo 2018; S.De Rosa, Norme di comportamento con ruolo del collegio sindacale negli EIP in rilievo, in Eutekne.info, 2 marzo 2018; In consultazione le nuove norme di comportamento Cndcec per i sindaci di società quotate, in ilSocietario, 2 marzo 2018.
[3] Si v. L.Benatti, sub art. 149 TUF, in Commentario T.U.F., a cura di F.Vella, Torino, Giappichelli, 2012, 1609 e ss.
[4] Cfr. M.Franzoni, sub art. 2409-septies c.c., in Società per azioni. Commentario del Codice Civile e codici collegati Scialoja-Branca-Galgano, a cura di G.De Nova, Bologna, Zanichelli, 2015, 405 e ss.
[5] Assonime, Il Regolamento Consob in materia di informazioni non finanziarie: chiarimenti e questioni aperte, Circolare n. 7 del 2 marzo 2018; Gli obblighi di informazione sulle politiche di diversità nella composizione degli organi nelle società quotate, Circolare n. 5 del 6 febbraio 2018.
[6] Anche se riferito ad un contesto differente, si sottolinea quanto chiarito dalla Consob nel Documento di consultazione “Disciplina attuativa degli artt. 124-bis e 124-ter Tuf introdotti dalla l. n. 262/2005 in materia di informazioni sull’adesione a codici di comportamento” del 2 febbraio 2007, consultabile all’indirizzo www.consob.it, nella parte in cui si osserva che gli artt. 124-ter e 149, comma 1, lett. c-bis), del TUF (norme a salvaguardia della corretta applicazione del comply or explain) «hanno lo scopo di segnalare con un “marchio di qualità” gli emittenti che aderiscano ai codici di autodisciplina e che effettivamente li rispettino, stimolando la più ampia adozione di principi di buon governo societario. Dall’altro lato, tendono a disincentivare adesioni di facciata” che pregiudichino la qualità dell’informativa al mercato sulla corporate governance delle società».
