Con Comunicazione DIN n. 0061632 del 19 luglio 2013 la Consob ha risposto a un quesito in merito all’obbligo di conservazione della documentazione da parte del promotore finanziario.
In particolare la Commissione si è soffermata sui profili concernenti l’oggetto, la durata e la decorrenza di tale obbligo di conservazione.
Per quanto attiene l’oggetto, la Consob ritiene che il promotore finanziario debba conservare unicamente copia della documentazione per la cui sottoscrizione egli abbia svolto un effettivo ruolo di intermediazione. Non sussiste, invece, l’obbligo per lo stesso di conservare la documentazione relativa ai contratti non sottoscritti per suo tramite, in quanto stipulati direttamente dal cliente con l’intermediario.
Invece, per quanto attiene la durata e la decorrenza dello stesso obbligo, la Consob evidenzia come sussista l’obbligo per il promotore finanziario di conservare copia della documentazione cartacea e delle registrazioni su nastro magnetico o su altro supporto equivalente per un periodo di almeno cinque anni, decorrente dalla data della documentazione stessa.
Il promotore finanziario non è, invece, obbligato a conservare la documentazione per tutta la durata del rapporto con il cliente e per i cinque anni successivi. Tale obbligo, infatti, grava soltanto sugli intermediari, con riguardo alla documentazione contrattuale concernente la disciplina del rapporto medesimo (c.d. contratto-quadro), come previsto dall’art. 29, comma 5, del Regolamento congiunto.
Al contempo, la conservazione della documentazione per un periodo superiore ai cinque anni dalla data della stessa costituisce soltanto una facoltà, ma non rappresenta un obbligo, per il promotore finanziario.