Segnalazione dei componenti gli organi sociali (Or.So.): i chiarimenti Banca d’Italia

La Banca d’Italia ha pubblicato le risposte ai quesiti in materia di segnalazione dei componenti gli organi sociali (Or.So.), che di seguito si riportano per esteso.

INVIO DELLA SEGNALAZIONE

Nelle precedenti istruzioni era previsto l’obbligo di invio delle segnalazioni da parte della capogruppo per tutti gli intermediari appartenenti al gruppo. E’ possibile continuare ad accentrare la segnalazione presso la capogruppo ?

Le nuove istruzioni per la segnalazione degli organi sociali, in vigore dal 1° luglio 2011, prevedono la responsabilità della segnalazione direttamente in capo a ciascun intermediario vigilato, anche in caso di appartenenza dello stesso a un gruppo bancario. Tuttavia, la procedura consente di conferire deleghe operative per la predisposizione e l’inoltro delle segnalazioni a soggetti terzi registrati in INFOSTAT (¹); è pertanto possibile, in caso di gruppi vigilati (gruppi bancari e gruppi di SIM) optare per l’invio della segnalazione in via accentrata da parte della capogruppo o dell’outsourcer.

Se un soggetto ricopre più cariche, è possibile inviare tutte le cariche con un unico messaggio ? (Variazioni apportate a dicembre 2011)

Sì, è preferibile inviare un unico messaggio contenente tutte le nuove cariche o gli aggiornamenti in capo ad uno stesso nominativo, in modo da evitare di attendere più volte la convalida da parte della Banca d’Italia prima di poter aggiungere una nuova carica (²).

E’ necessario che la firma digitale sul messaggio sia apposta dal legale rappresentante dell’intermediario o è possibile delegare tale compito a un dipendente? In questo caso, quali formalità vanno osservate?

Il rappresentante legale dell’intermediario può delegare un altro soggetto a firmare digitalmente il messaggio della segnalazione degli organi sociali. Per il conferimento della delega si può fare riferimento alle disposizioni civilistiche in materia o alle prassi e delibere aziendali.

A volte il sistema INFOSTAT non accetta file firmati con il prodotto “Acrobat Reader”. Come fare per generare una firma valida ? (Variazioni apportate a dicembre 2011)

Quando si firma un file con estensione PDF adoperando Acrobat Reader, nel menù a tendina proposto da tale prodotto occorre indicare di utilizzare “un dispositivo collegato al computer” (o dizione equivalente). Tale dispositivo è il “token USB” o la “smart card” validi ai fini legali di cui l’ente segnalante si è dotato per la firma digitale. In nessun caso va selezionata l’opzione “un nuovo certificato o ID digitale da creare”, in quanto la firma prodotta è priva di valore legale e non è accettata dalla procedura Or.So.

E’ possibile chiedere il censimento di un soggetto non ancora presente nell’anagrafe o variare i dati anagrafici(ad es. la provincia di residenza) di un esponente già censito ?

L’aggiunta di nuovo soggetto o la modifica di esponenti già censiti va richiesta all’Anagrafe Soggetti della Banca d’Italia, secondo le modalità indicate nel Manuale GIAVA:

gli intermediari vigilati che aderiscono al servizio centralizzato dei rischi e che utilizzano la Rete Nazionale Interbancaria dovranno utilizzare in via esclusiva questo canale per modificare dati ritenuti errati in anagrafe Banca d’Italia, (cfr Circolare n. 139, Capitolo III, Sez. 2, § 5);

gli altri intermediari dovranno inviare una mail ad ANAGRAFE.SOGGETTI@BANCADITALIA.IT. Anche in tal caso, le variazioni che recano una modifica del codice fiscale o di attributi anagrafici che creino incompatibilità con il codice fiscale stesso dovranno essere corredate da documentazione probante (copie di documenti d’identità e tesserino di codice fiscale).

Il codice di attività economica, da indicare nella richiesta di censimento di un soggetto non presente in anagrafe(cfr. elenco dati da indicare nel box alle pagg. 27 e 28 del Manuale GIAVA), è riferito all’esponente dacensire (persona fisica) o all’intermediario segnalante in cui tale persona riveste una carica sociale ? Quale codiceva indicato per le persone fisiche ? (Variazioni apportate a dicembre 2011)

Il codice di attività economica è sempre riferito alle persone fisiche e non alle società segnalanti. Secondo la codifica prevista dalla circolare della Banca d’Italia n. 140 del 11.2.91 e successivi aggiornamenti (cfr. pag. 28 del Manuale GIAVA), i soggetti che ricoprono cariche sociali appartengono alle “famiglie consumatrici” (codice “600”), a meno che non siano titolari d’impresa (codice “614” –artigiani o “615” – altre famiglie produttrici). In caso di soggetti residenti all’estero vanno usati i codici da 768 a 775 (cfr. la circolare 140 per un dettaglio sui codici da utilizzare).

TITOLARI DI FUNZIONI AZIENDALI RILEVANTI PER LA VIGILANZA

Possono essere indicati titolari di funzioni aziendali non comprese nell’elenco previsto dalle Istruzioni ?

I titolari di funzioni aziendali rilevanti per la Vigilanza, sono – ai sensi delle istruzioni emanate il 7 giugno 2011 in materia di segnalazioni degli organi sociali – i responsabili delle sole funzioni indicate: internalaudit, risk management, compliance, ufficio reclami e ufficio antiriciclaggio.

La richiesta di segnalare i titolari delle funzioni aziendali comporta la necessità per tutti gli intermediari di dotarsi delle strutture indicate nelle Istruzioni Or.So. ?

Le istruzioni in materia di segnalazione degli organi sociali disciplinano unicamente le modalità tecniche e i termini di invio delle informazioni richieste e non modificano le pertinenti istruzioni di vigilanza o altre norme applicabili alle diverse categorie di intermediari vigilati. Si rinvia a queste ultime per individuare gli obblighi in capo ai vari intermediari in materia di costituzione di tali funzioni e di attribuzione delle responsabilità e titolarità.

E’ possibile segnalare responsabili di funzioni non indicate dalle Istruzioni ?

No, eventuali aggiunte saranno possibili solo a seguito di una modifica delle Istruzioni.

Quale data di decorrenza va indicata in caso di attribuzione di titolarità antecedente l’entrata in vigore delle nuove istruzioni ?

Per quanto riguarda i titolari di funzioni aziendali designati prima dell’entrata in vigore delle nuove disposizioni, va convenzionalmente indicata la decorrenza dal 1° luglio 2011; date anteriori non sono accettate dalla procedura.

In assenza di una funzione istituita formalmente, la titolarità può essere indicata in capo a un esponente aziendale ?

La segnalazione dei titolari di funzioni aziendali rilevanti per la Vigilanza va prodotta solo in presenza diuna funzione organizzativa istituita formalmente; in assenza di una o più delle 5 funzioni previste(internal audit, risk management, compliance, ufficio reclami, ufficio antiriciclaggio), la relativa segnalazionenon andrà effettuata. Qualora la funzione sia stata istituita, è possibile segnalare la carica di titolare della funzione in capo ad un esponente aziendale (ad es: consigliere privo di deleghe o consigliere indipendente).

In caso di esternalizzazione della funzione, il titolare da indicare è un dipendente dell’outsourcer, l’outsourcermedesimo oppure l’incaricato dell’intermediario che cura i rapporti con l’outsourcer ?

La segnalazione va prodotta anche se una o più funzioni sono allocate presso entità esterne, quali società del gruppo di appartenenza, consulenti, fornitori di servizi. In questi casi va segnalato il titolare della funzione (la persona fisica dipendente dalla società terza) e non il nome della società.

Con riferimento alle succursali di banche estere, quali figure vanno indicate ?

Per le succursali di banche comunitarie, le funzioni sono normalmente in capo alla casa madre e quindi non vanno segnalate dalla succursale italiana (³). Per le succursali di banche extracomunitarie, trovano applicazione le norme che disciplinano le banche italiane e pertanto va prodotta la segnalazione dei titolari delle funzioni formalmente istituite.

Con riferimento alle banche in gestione straordinaria, va prodotta la segnalazione delle figure rilevanti per laVigilanza ?

Sì, fino all’avvio di una procedura di liquidazione va inviata la segnalazione Or.So. completa.

INDICAZIONI RELATIVE A PARTICOLARI PROBLEMATICHE AMMINISTRATIVE

Quali organi sociali vanno indicati per le succursali di banche estere ? (Variazioni apportate a dicembre 2011)

Va indicato in ogni caso il responsabile della prima succursale operativa in Italia (cod. 51) e, se presente, il suo sostituto (cod. 52).

Nel caso in cui siano presenti varie direzioni (ad es. direzione amministrativa, esecutiva, creditizia e finanziaria) vanno segnalati i relativi responsabili ?

Sì, la segnalazione riguarda, tra l’altro, tutte le “persone che ricoprono funzioni di direzione”. Per le persone che rivestono la qualifica di dirigente la segnalazione va limitata ai “dirigenti muniti di poteri di rappresentanza” in sostituzione dell’alta dirigenza (codice carica “064”).(Variazioni apportate a dicembre 2011)

E’ ancora valida la nota emanata dalla Banca d’Italia con riferimento al precedente “data-entry” (in eserciziofino al 15 giugno 2011) ?

La nota emanata dalla Banca d’Italia con riferimento alla precedente procedura Or.So. conserva in linea generale validità anche nel nuovo contesto segnaletico. Tenuto conto che tale nota, acclusa al precedente data entry, non è più disponibile sul sito web della Banca d’Italia, se ne riporta di seguito il testo, adattato al nuovo impianto normativo e tecnico.

Data di nomina

Nei casi in cui non vi sia coincidenza tra la data di nomina e l’effettiva decorrenza nella carica, andrà presa in considerazione la data di nomina per le cariche ricoperte negli organi amministrativi e di controllo, mentre per le nomine dei dirigenti con poteri di rappresentanza andrà segnalata quale data di nomina quella di effettivo insediamento nella carica.

Rinnovo delle cariche

Non è ammessa la sovrapposizione tra la data di cessazione e quella di nomina successiva. Pertanto, al momento della segnalazione del rinnovo andrà convenzionalmente anticipata di un giorno la data di cessazione della carica precedente.

Rinnovo annuale delle cariche

Nelle ipotesi in cui le disposizioni statutarie prevedano per l’Amministratore delegato o per i componenti il Comitato esecutivo il rinnovo annuale – nell’ambito del triennio in cui gli stessi rivestono la carica di amministratori – non è necessario produrre ogni anno una segnalazione per il rinnovo della carica derivata; in questi casi si presume la conferma nel ruolo. Solo nell’ipotesi in cui – nell’ambito del triennio – un componente del comitato o l’amministratore delegato venga sostituito andrà prodotta un’apposita segnalazione. Per i “titolari di funzioni aziendali rilevanti per la Vigilanza”, se la designazione prevede il rinnovo tacito dell’incarico con frequenza periodica (es: annuale), non è necessario procedere alla segnalazione periodica della cessazione / rinnovo, ma è sufficiente indicare convenzionalmente la data di scadenza prevista 31-12-9999 (equivalente alla designazione a tempo indeterminato) segnalando l’effettiva cessazione a seguito della revoca o delle dimissioni in via definitiva.

Nomine da parte del Consiglio di amministrazione

Quando a seguito di completo rinnovo dell’organo amministrativo da parte dell’Assemblea, vengano successivamente effettuate le nomine alle cariche amministrative di competenza del Consiglio stesso (Presidente, Vice Presidente, membri del Comitato esecutivo e Amministratore delegato), la relativa segnalazione va prodotta secondo le seguenti modalità:

a.qualora la riunione del Consiglio di amministrazione avvenga entro i 10 giorni successivi all’Assemblea che ha provveduto all’elezione del Consiglio andrà prodotta un’unica segnalazione contenente le informazioni relative all’elezione sia del Consiglio di amministrazione da parte dell’Assemblea sia delle cariche all’interno dello stesso: per tutte le cariche in oggetto andrà indicata una medesima data di nomina, e precisamente la data di svolgimento dell’Assemblea che ha provveduto a nominare gli amministratori; risulterà differenziata – rispetto a coloro che rivestono la sola funzione di amministratori – solo l’indicazione dell’organo nominante (Assemblea o Consiglio di amministrazione) oltre, ovviamente, ai codici carica appositamente previsti per quegli amministratori investiti di ulteriori funzioni;

b.in tutte le altre ipotesi, dopo l’Assemblea andrà prodotta una prima segnalazione (nei 20 giorni stabiliti dalle Istruzioni per la segnalazione degli organi sociali) concernente la sola nomina del Consiglio di amministrazione, nonché un’ulteriore segnalazione una volta effettuata la riunione del Consiglio di amministrazione che provvede alle nomine interne.

Subentro dei sindaci supplenti

Nel caso di subentro nella carica di membro effettivo dell’organo di controllo da parte di un sindaco supplente andrà prodotta una segnalazione con la quale viene chiusa la preesistente posizione (causale di cessazione “Mutamento di carica all’interno dell’ente”). Nel contempo andrà aperta una nuova posizione che fa riferimento all’incarico assunto nella quale per l’indicazione dell’organo nominante va utilizzato il relativo codice (Subentro del sindaco supplente) e, come data scadenza prevista, convenzionalmente il 31/12/9999. Sempre con causale “Mutamento di carica all’interno dell’ente” andrà comunicata la cessazione del subentro, sia nel caso di nomina di un nuovo sindaco effettivo, sia nel caso di conferma dello stesso sindaco subentrato. In ambedue le circostanze andrà riaperta una posizione (nomina a sindaco effettivo ovvero ripristino della carica di sindaco supplente) a carico del soggetto interessato con l’indicazione del reale organo nominante e la data di prevista scadenza della carica; la data di nomina segue la regola di carattere generale.

Cooptazione

Qualora vengano cooptati uno o più membri del Consiglio di amministrazione, andrà prodotta una segnalazione in cui andrà indicato quale organo nominante il consiglio stesso e, alla data scadenza prevista, andrà convenzionalmente indicato il 31/12/9999. Una volta cessato il periodo di cooptazione, a seguito della conferma nella carica di amministratore da parte dell’assemblea, dovrà essere effettuata una segnalazione per comunicare la cessazione del periodo di cooptazione (codice 190) nonché la nomina ad amministratore con le consuete modalità. Se il cooptato non viene confermato nella carica, verrò segnalata solo la chiusura del periodo di cooptazione.

Dimissioni

Nel caso di dimissioni volontarie, andrà segnalata come data di cessazione quella a partire dalla quale non vengono più esercitate le funzioni, indipendentemente dall’accettazione delle dimissioni stesse.

QUESITI CONNESSI AL PASSAGGIO DALLA VECCHIA ALLA NUOVA PROCEDURA OR.SO.

Come vanno segnalati i casi per cui nella precedente procedura erano previste cariche “composte” (ad es.Amministratore e membro del Comitato Esecutivo) ?

Quando una persona ricopre più cariche, allora va inviata una segnalazione per ciascuna carica, inserendo, preferibilmente, tutte le segnalazioni in un unico messaggio.

La segnalazione Or.So. va inviata anche dalle società di cartolarizzazione già iscritte all’elenco generale ex art. 106 e ora cancellate (provvedimento Banca d’Italia del 29/4/2011) ?

No, le società di cartolarizzazione non sono più tenute ad inviare la segnalazione Or.So.

Vanno ancora prodotti i moduli cartacei AR1 e AR3 ?

No, la segnalazione Or.So. sostituisce il modulo AR-1 (cfr. Istruzioni della Banca d’Italia del 7/6/2011). Il mod. AR-3 era stato abolito a seguito del D.Lgs. 148 del 13/8/2010 e successive modifiche.