Con Risoluzione n. 16 del 28 marzo 2022, l’Agenzia delle Entrate ha fornito chiarimenti in merito alla tenuta della contabilità in forma meccanizzata – di cui all’Articolo 12-octies del decreto-legge 30 aprile 2019, n. 34.
In particolare, evidenzia l’agenzia, la tenuta di qualsiasi registro contabile con sistemi elettronici su qualsiasi supporto è, in ogni caso, considerata regolare in difetto di trascrizione su supporti cartacei nei termini di legge, se in sede di accesso, ispezione o verifica gli stessi risultano aggiornati sui predetti sistemi elettronici e vengono stampati a seguito della richiesta avanzata dagli organi procedenti ed in loro presenza.
I documenti informatici rilevanti ai fini tributari, continua l’Agenzia, devono possedere le caratteristiche dell’immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità, prescrive che essi vengano «conservati in modo tale che:
- siano rispettate le norme del codice civile, le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche e le altre norme tributarie riguardanti la corretta tenuta della contabilità;
- siano consentite le funzioni di ricerca e di estrazione delle informazioni dagli archivi informatici in relazione almeno al cognome, al nome, alla denominazione, al codice fiscale, alla partita IVA, alla data o associazioni logiche di questi ultimi, laddove tali informazioni siano obbligatoriamente previste. Ulteriori funzioni e chiavi di ricerca ed estrazione potranno essere stabilite in relazione alle diverse tipologie di documento con provvedimento delle competenti Agenzie fiscali.